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自社で行った文書電子化の失敗例

自社でのスキャニングによる失敗例について紹介しています。

自社による文書の電子化はリスクが高い?

会社に大量の資料がある場合は、スキャニングする時間と人件費を割くため、専門の業者に頼むのが一般的のようです。しかし、中には自社でスキャニングを行っている会社もあり、上手くいかず失敗することも。
コスト削減や後の作業も楽になるため、なるべく専門の業者に頼むようにしましょう。

失敗例

・A社(企業規模:中堅)

A社は環境対応や作業の効率化を図るため、文書の電子化に着手。しかし、導入前のルール作りや予想以上の初期コストがネックとなり、プロジェクトが進まない状態が続きました。
A社では、幾つかの文書管理システムを検討したところ、どれも緻密な運用ルールを作成しなければならない事が分かったのです。そこで各部門から人数を集め、プロジェクトチームを発足して対応しましたが、意見が対立して作業が停滞。
価格も予算を大幅に超える事が分かり、導入が出来ない状態のまま、今日に至っているそうです。

・B社(企業規模:中堅)

B社には契約書や見積もりなどによる、大量の書類がありました。それを探す手間や管理を軽減するため、文書を電子化することに。

その後、電子化は出来たのですが、社内で定着せず。失敗の原因の1つは、操作の煩雑さにあります。B社が行っていた方法は、文書をスキャンした後、PCのある自席に戻ってファイル名を付け直し、ファイルサーバーの決められたフォルダーに保管するというもの。その動作がかなり面倒だという意見もありました。
また、ファイル名を付けて保管する際、その付け方をルールで細かく定めていなかったのです。そのため、数字やカタカナが半角・全角だったり、社名に「株式会社」を付ける有無があったりとバラバラの状態に。
検索が上手くヒットしないことも多く、次第に使われなくなりました。

・C社(企業規模:大手)

顧客満足度ナンバーワンを目指していたC社。お客様の問い合わせなどではFAXでやり取りしていましたが、迅速な対応が出来るよう、文書の電子化に着手しました。書類を顧客ごとに分けて管理し、業務改善を図ろうとしたのです。
その後、C社は本社内で文書を電子化、見事成功して活用が進んでいました。

しかし、拠点である会社側の環境が整っていなかった事が判明。CADなどの特殊な拡張子のファイルは専用端末でしか閲覧できず、取扱いが面倒という拠点側による声が絶えませんでした。また、電子化した文書を効率よく回覧する仕組みが無かったこともあり、相変わらずお客様とはFAXでのやり取りが続く状態。お客様対応のスピードが上がることはありませんでした。
データの管理は出来ていたのですが、利用する側にとって不便な仕組みであったため、業務改善には繋がらなかったのです。


どの会社もスキャニングは出来ていますが、その後の対応に不備が多く見られました。業者に依頼する際、自社におけるアフターケアについてもアドバイスしてもらうと良いでしょう。

 
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