信頼できる文書電子化サービス業者3選

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ジェイ・アイ・エム
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

文書電子化サービスの選び方ガイド » 自社で行なった文書電子化の失敗例

自社で行なった文書電子化の失敗例

自社でのスキャニングによる失敗例について紹介しています。

A社は環境対応や作業の効率化を図るため、文書の電子化に着手しましたが、導入前のルール作りや予想以上の初期コストがネックとなり、プロジェクトが進まない状態が続きました。いくつかの文書管理システムを検討したところ、どれも緻密な運用ルールを作成しなければならないことが判明。そこで各部門から人数を集め、プロジェクトチームを発足して対応しましたが、意見が対立して作業が停滞する事態に…。価格も予算を大幅に超えることがわかり、導入ができない状態のまま、今日に至っているそうです。

B社には契約書や見積もりなどによる大量の書類があり、それを探す手間や管理を軽減するために文書を電子化することにしたものの、電子化が社内で定着しませんでした。失敗の原因のひとつは、操作の煩雑さにあります。B社が行なっていた方法は、文書をスキャンした後、PCのある自席に戻ってファイル名をつけ直し、ファイルサーバーの決められたフォルダに保管するというもの。その動作がかなり面倒だという意見が多かったのです。

ファイル名をつけて保管する際、そのつけ方をルールで細かく定めていなかったのも原因のひとつ。そのため、数字やカタカナが半角・全角だったり、社名に「株式会社」をつける有無があったりとバラバラの状態に。検索がうまくヒットしないことも多く、次第に使われなくなりました。

顧客満足度ナンバーワンを目指していたC社。お客様の問い合わせなどはFAXでやりとりしていましたが、迅速な対応ができるようにと文書の電子化に着手しました。書類を顧客ごとに分けて管理し、業務改善を図ろうとしたのです。 それが奏功し、うまい具合に活用できていました。

しかし、拠点である会社側の環境が整っていなかったのが原因で、CADなどの特殊な拡張子のファイルは専用端末でしか閲覧できず、取り扱いが面倒という拠点側による声が絶えませんでした。また、電子化した文書を効率よく回覧する仕組みがなかったこともあり、相変わらずお客様とはFAXでのやりとりが続く状態。お客様対応のスピードは、結局上がりませんでした。データの管理はできていたのですが、利用する側にとって不便な仕組みであったため、業務改善には繋がらなかったのです。

いずれの会社もスキャニングこそできていますが、その後の対応に不備が多く見られました。業者に依頼する際、自社におけるアフターケアについてもアドバイスしてもらうと良いでしょう。

文書の電子化を成功させるには

文書を電子化するためにはコストがかかります。こちらではできる限り無駄を省いて、効率的に電子化する手順をご紹介します。

(1)不要文書は廃棄しよう

まず初めに行うことは、オフィス内の文書をスリム化することです。会社に保管されている書類を整理して、不要な書類は廃棄しましょう。廃棄処分の対象になるものは次の通りです。

(2)電子化する文書の選定基準

次に電子化するための文書を選定します。一般的に電子化して便利な文書は以下のようなものです。

これらのポイントの判断基準が偏らないよう、各部署の利用者からヒヤリングして総合的に選別していきましょう。具体的な文書では、報告書・契約書・申込書・図面・マニュアルなどがあたります。

(3)原本の状態を把握する

電子化する文書が決まったら、各文書の量・用紙のサイズ・文書のコンディション(製本・ホチキス留め・バインダー)などをまとめていきます。

文書の量の調査

文書の量はスキャニングをするページ数に直結します。できるだけ正確に量を把握することで、スケジュールをプランニングしやすくなりますよ。

膨大な文書を1枚ずつ数えるわけにはいかないので、ファイルメーター(fm)で測定します。ファイルメーターは、文書量の単位のこと。一般的なコピー紙を1メートル積み上げた単位のことで「1fm=約10,000枚」にあたります。

フォルダやバインダーに入っている場合は、この数字の8掛けで計算します。

例:文書ファイルが10fm(10メートル)の場合

文書の用紙サイズをチェック

電子化する文書の用紙サイズも調べます。例えばA3は約10,000枚、A4は約90,000枚などです。各サイズのおおよその比率で計算してみましょう。

保管されている状態を把握

文書が現在どのように保管されているのかを把握しておきましょう。例えばホチキス留め、製本、バインダーなのか、製本の場合はバラせるのかなどです。

さらに保管されている「タイトルor文書名」「日付」「見出し」などは、電子化したときのフォルダ名になることが多いので、きちんと把握しておきましょう。

(4)電子化の仕様を決める

原本の調査を終えたら、下記のポイントにならって電子化の仕様を決めていきます。

スキャニングのサイズ

元の文書と同じサイズ(A4、A3など)にするのか、使いやすいサイズに変更するのか、などを決めていきます。

解像度(200dpi、500dpiなど)

テキストなら300dpi程度でも大丈夫。図面や手書き文章は高解像度がおすすめ。解像度が高いほどファイルサイズが大きくなるので、文書に合う解像度を決めていきましょう。

カラーや濃淡

一般文書は白黒二値、カタログ類はカラーなどとスキャンの階調を決めていきます。カラーのほうがファイルサイズは大きくなります。契約書などスピーディーに閲覧したいものは白黒二値がおすすめです。

ファイル形式

PDF、TIFF、JPEGなど、スキャニングした電子化データをどのように保存するのか決定します。通常の場合、一般テキスト(グラフなど含む)は「PDF」、写真画像は「JPEG」、大きな画像や高解像度の場合は「TIFF」となります。

ファイル名を決める

社内で統一したルールに従ってファイル名を付けていきましょう。電子化した後に検索スピードや利便さを図るためにとても重要です。

属性データを作成する

データベースとして検索しやすくするために属性情報を登録します。例えば契約書のファイルであれば、「契約先」「契約日」などです。

OCR(Optical Character Reade)処理の要否を決定

OCRとは、スキャンした画像データを解析してテキストデータに変換すること。この変換処理にはOCRソフトが必要です。全文検索を行いたいときに活用できますが、ファイル名や、属性データからの検索を充実させるほうが迅速に検索しやすいでしょう。

(5)電子化作業を開始する

文書の調査や仕様の決定などの作業が終了したら、電子化作業を開始できます。

社内で人材を確保して行う場合と、専門業者に外注する場合とのコストの比較、メリットとデメリットなどを考慮して文書の電子化を成功させましょう。

自社による文書の電子化はリスクが高い?

上記のいずれの会社もスキャニングこそできていますが、その後の対応に不備が多く見られました。

会社に大量の資料がある場合は、スキャニングする時間と人件費を割くため、専門の業者に頼むのが一般的のようです。しかし、なかには自社でスキャニングを行なっている会社もあり、うまくいかず失敗することも。コスト削減や後の作業も楽になるため、専門の業者に頼んでみてはいかがでしょうか。

文書電子化サービス業者

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