信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

文書電子化サービスの選び方ガイド » 自社で行なった文書電子化の失敗例

自社で行なった文書電子化の失敗例

自社でのスキャニングによる失敗例について紹介しています。

A社は環境対応や作業の効率化を図るため、文書の電子化に着手しましたが、導入前のルール作りや予想以上の初期コストがネックとなり、プロジェクトが進まない状態が続きました。いくつかの文書管理システムを検討したところ、どれも緻密な運用ルールを作成しなければならないことが判明。そこで各部門から人数を集め、プロジェクトチームを発足して対応しましたが、意見が対立して作業が停滞する事態に…。価格も予算を大幅に超えることがわかり、導入ができない状態のまま、今日に至っているそうです。

B社には契約書や見積もりなどによる大量の書類があり、それを探す手間や管理を軽減するために文書を電子化することにしたものの、電子化が社内で定着しませんでした。失敗の原因のひとつは、操作の煩雑さにあります。B社が行なっていた方法は、文書をスキャンした後、PCのある自席に戻ってファイル名をつけ直し、ファイルサーバーの決められたフォルダに保管するというもの。その動作がかなり面倒だという意見が多かったのです。

ファイル名をつけて保管する際、そのつけ方をルールで細かく定めていなかったのも原因のひとつ。そのため、数字やカタカナが半角・全角だったり、社名に「株式会社」をつける有無があったりとバラバラの状態に。検索がうまくヒットしないことも多く、次第に使われなくなりました。

顧客満足度ナンバーワンを目指していたC社。お客様の問い合わせなどはFAXでやりとりしていましたが、迅速な対応ができるようにと文書の電子化に着手しました。書類を顧客ごとに分けて管理し、業務改善を図ろうとしたのです。 それが奏功し、うまい具合に活用できていました。

しかし、拠点である会社側の環境が整っていなかったのが原因で、CADなどの特殊な拡張子のファイルは専用端末でしか閲覧できず、取り扱いが面倒という拠点側による声が絶えませんでした。また、電子化した文書を効率よく回覧する仕組みがなかったこともあり、相変わらずお客様とはFAXでのやりとりが続く状態。お客様対応のスピードは、結局上がりませんでした。データの管理はできていたのですが、利用する側にとって不便な仕組みであったため、業務改善には繋がらなかったのです。

いずれの会社もスキャニングこそできていますが、その後の対応に不備が多く見られました。業者に依頼する際、自社におけるアフターケアについてもアドバイスしてもらうと良いでしょう。

自社による文書の電子化はリスクが高い?

上記のいずれの会社もスキャニングこそできていますが、その後の対応に不備が多く見られました。

会社に大量の資料がある場合は、スキャニングする時間と人件費を割くため、専門の業者に頼むのが一般的のようです。しかし、なかには自社でスキャニングを行なっている会社もあり、うまくいかず失敗することも。コスト削減や後の作業も楽になるため、専門の業者に頼んでみてはいかがでしょうか。

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