信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

シスプロデータプロ

ここでは、スキャニング・データ入力を代行しているシスプロデータプロを紹介しています。

海外企業との連携で大量受注を実現

シスプロデータプロ_キャプチャー画像
引用元:シスプロデータプロ公式HP(http://www.syspro.co.jp/)

平成11年に設立されたシスプロデータプロは、情報処理サービスを中心に展開している会社です。国内だけでなく海外企業のシステムをIT化して、「効率化を図りたい」「経営コストを抑えたい」という企業の悩みを解決してきました。本社が所在する大阪以外にも東京、愛知など全国各地に営業支店を構えています。海外のIT企業とも連携しており、大量発注を容易にこなせるのを強みとしている会社です。

シスプロデータプロの特徴と費用

特徴
  • PDF・JPEGファイルに対応
  • データの解像度を選べる
  • 大量発注で費用がお得に
  • データ入力代行
費用 1枚あたり4.7円~

シスプロデータプロの8つのおすすめポイント

多様なファイル形式に対応

シスプロデータプロでは文書を電子化する際、ファイル形式をPDFやJPEGなどから選べます。PDFは複数の文書をまとめるのに向いているため、乱雑していた資料をスッキリと整頓できるのが特徴。JPEGは写真データの保存に向いており、加工・圧縮がしやすいため電子メール添付やSNS投稿、DTP作業などが容易にできます。

高いセキュリティシステムでデータを管理

シスプロデータプロはデータを物理的・人的セキュリティで厳重に管理しています。実際に、スキャニング作業を行なうシスプロクラウドサービスセンターは、入退室管理を徹底。入口は常にロックされており、ICカードで開閉するため外部からの侵入をブロックします。スキャニングや入力作業に携わるスタッフは、個人情報の取り扱いに関する機密情報契約書を取り交わしているうえ、オフィス内へのUSBメモリやSDカードの持ち込みを一切禁止しているため、情報が外部に漏れる心配がありません。

充実したオプションメニュー

スキャニング作業だけでなく、データ入力や集計、ホチキス外しなど手間がかかる作業まで代行してくれるのが特徴。名刺や名簿に載っている名前・住所・電話番号などの膨大なデータを1項目1円~と格安で入力してくれます。スマホやタブレットでいつでもデータの確認できるので、外出先でも必要な情報にすぐアクセス可能。作業の効率化や荷物の軽量化が図れます。顧客情報機密情報などを持ちださなくて済むようになり、盗難や紛失といった万が一の事態を回避できるので安心です。

99.98%の制度を実現

シスプロデータプロの精度は99.98%と高い数値となっています。

その理由として、ベリファイ入力を採用している点にあります。ベリファイ入力とは、検査をしながらの入力になります。常にどのようなデータとなっているのかを検査しながらの入力は、ミスを徹底的にカット。

それによって高い精度を実現しているため、安心して依頼できるのではないでしょうか。

社員教育の徹底

シスプロデータプロでは社員教育にも力を入れています。

会社入社後にはテクニカルスキルとビジネススキルの両方を徹底的に教育。さらに、研修終了後は合格者のみデータ入力業務に従事させているのです。

チェック担当者に関しては誤字脱字チェックのための読み取り教育を受け、合格した社員のみが担当できるなど、質の高い社員のみが仕事を担当しています。

コスト面の魅力

シスプロデータプロでは、日本と武漢データエントリーセンターが連携することで、コストを削減しています。安かろう悪かろうと考える方がいるかもしれませんが、社員教育は徹底しており、業務ごとの研修をクリアした社員が担当するため高い品質を保っています。

英語入力OK

日本語や中国語だけではなく、英語入力にも対応しています。

日本国内の取引だけではなく、世界に向けての対応を迫られている企業にとっては、英語出力可能なシスプロデータプロの存在は心強いのではないです。

CD-RやDVDでの対応も可能

基本的にはデータをメールによって納品しますが、希望であれば、別途料金がかかるもののCD-RやDVDでも対応が可能です。郵送時間がかかりますが、データだけではなく、記録メディアとして残しておきたいとのニーズにも応えてくれます。

また、ラベルシートの出力も可能で、媒体もさまざまです。

シスプロデータプロが選ばれる理由

書類をスキャニングしてデータ化する

シスプロデータプロでは、保管にお困りの図面や大量の紙文書や書籍をデータ化しています。PDF、JPEGファイルにも対応。データ化して保存することで保管場所を確保せずに済むだけではありません。資料を探す手間がかからないこと、社外でもデータを閲覧可能になること、共有化がスムーズになることで、業務効率や生産性の向上、コスト削減にもつながります。

BCP(事業継続)に備えるという意味でも、データ管理の安全面での対策としても有効です。

紙文書の電子化を1枚から対応可

紙文書のデータ化・電子化は、1枚から対応可能です。基本サイズはもちろん、大判サイズにも対応しています。

基本料金は、基本サイズ(B5~A3サイズ)は1,500円、大判サイズ(A2~A0、B3~B1)は1,000円です。

一枚当たりの料金はカラーの種類(モノクロ・グレースケール・フルカラー)、受注枚数、(大判サイズの場合は)解像度によって異なります。

基本サイズなら、モノクロで5~12円、グレースケールで15~55円、フルカラーで25~100円。大判サイズなら、モノクロで130~800円、グレースケールで260~1,600円、フルカラーで780~4,800円と案内されているようです。

しおり作成、フォルダ作成、ホチキスはずし、ホチキス止めなどのオプションもあります。

大判図面(製図)の大量データ化も対応

A0、A1、B1、B2などの大量の大判図面をスキャニングしてデータ化し、PDFやJPEGデータにするサービスです。保管場所でオフィススペースを圧迫しがちな設計図や竣工図などの図面も経年劣化させず、データ化することができます。一枚ペラのものが対応可能で、製本図面は対応不可とのこと。

昔の設計図をデータ化することで、共有化がスムーズになるため、新しい社員への知識の継承という意味でも有効な手段でしょう。

名刺のデータ化も対応

営業活動などで交換して保管していた名刺の情報を、データとして入力代行するサービスです。指定したフォーマットどおりに入力するため、必要な情報だけを見やすい形でデータ化することができます。

顧客名簿入力というサービスも提供していますが、そちらとの違いは名刺原本からデータ化するという点です。顧客名簿入力サービスの場合は、手書き名簿や印刷された名簿が原本になります。

また、シスプロデータプロでは、ベリファイ入力という入力方法を採用しています。ベリファイ入力は、同じ内容物をスタッフ2人で同時に入力し、それをチェックすることで相違がないかどうかチェックするものです。

相違があった場合、データ入力に熟練した別のスタッフが原本とデータを比較し、正しい情報へと修正します。通常の入力と比べると2.5倍の労力が必要な入力方法になりますが、高精度のデータ化実現を徹底するために取り入れているようです。

多彩なBPOサービスを提供

シスプロデータプロでは、販管コスト半減させるためにグローバル(オフショア)BPOサービスを提供しています。シスプロデータプロ独資による直接管理のグローバルソーシングによって、低価格、高品質、高セキュリティを実現しています。BPOサービスとして、「データプロ」の他に、以下のサービスがあります。

シスプロデータプロの導入事例

大手飲料水メーカー様

お歳暮のジュースやビールの受注対応は、さまざまな組み合わせがあることから、社員の負担削減のために注文受注と伝票処理を依頼。

短期間に大量に注文が発生するため、マンパワーに加えて正確な処理が要求される案件でしたが、正確かつスピーディーなシスプロデータプロのおかげで大幅な人件費削減を成功したとのことです。

大手スーパー様

注文書のデータから、顧客の管理データベースを作成のために依頼。

店舗からの注文書をOCRとPDFにてデータ化し、OCR化されたデータを武漢で注文書PDFにするというシステム。読みにくい字に関しては適宜電話でチェックされたそう。納品前には再度日本で確認する徹底ぶりも見逃せないポイントです。

120名による10万件処理を成し遂げました。

シスプロデータプロの基本情報

会社名 株式会社シスプロ
本社 大阪府大阪市北区梅田2-4-13 阪神産経桜橋ビル6F
設立 平成11年2月
業種 情報処理サービス
従業員数 130名
取得資格 プライバシーマーク取得

文書電子化サービス業者

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