信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

大塚商会

事務機器やOA機器を専門に扱う大塚商会の特徴を紹介しています。

設立から50年、事務機器・OA関連ひと筋

大塚商会_キャプチャー画像
引用元:大塚商会 公式HP(https://www.otsuka-shokai.co.jp/)

昭和36年に設立された大塚商会は、一貫して事務機器やOA関連の開発・販売を行なってきた企業です。ビジネスにおけるシステム・IT化をサポートすることにより、企業が抱える課題を解決してきました。そうした企業の課題を一手に請け負う総合力の高さが、最大の強み。設立から50年以上を迎えた今では、取引企業数が100万社を超えており、順調に業績を拡大しています。

大塚商会の特徴と費用

特徴
  • 操作方法の相談が可能
  • 文書の共有・編集ができる
  • 万全のセキュリティシステム
費用 公式サイトに記載なし

大塚商会の3つのおすすめポイント

取引実績100万社以上

大塚商会がこれまでに取引した企業数は、100万社以上。豊富な取引実績で培ったノウハウを活用して、企業の悩みを解決してくれます。「業務効率できる最適な方法を知りたい」「ランニングコストは?」など、機器に関する疑問・質問は担当スタッフが丁寧に説明。機器のインストールや設定などの導入作業を、大塚商会のスタッフがすべて行なってくれるのも嬉しいポイントです。万が一トラブルが発生した場合は、公式サイトの専用フォームや電話で簡単に問い合わせることができ、解決策を提案してくれます。

ペーパーレス化で作業効率アップ

大塚商会では電子化されたデータにファイル名や日付を入力する作業を依頼することも可能。PCで検索することで、探しているファイルにすぐ辿りつけるようにできます。文書を複数人で同時に閲覧・編集できるため、大幅な作業効率化を図れるのも嬉しいポイント。電子化により必要なくなった紙を処分すると、保管していたスペース別の用途に活用できます。一般的なオフィスのおよそ30%が書類の保管に占領されていると言われているそう。書類の量が多い企業ほど、電子化の恩恵を受けることができます。

スキャニング作業代行で簡単に電子化

電子化作業を代行する「スキャニングサービス」を利用できます。スキャン作業にかけるスタッフの手配が不要なので、手間や人件費の削減が可能。書類を電子化するためには、書類の用意やスキャン、ファイル名をつけるなどの作業が必要です。すべての作業を自社で行なうと膨大な時間がかかるうえ、ミスも起こりがち。慣れない電子化作業をプロに任せることで、本来の業務に集中できます。

大塚商会の選ばれる理由

管理・検索・共有に関するさまざまなソリューションがある

大塚商会では、さまざまな文書管理ソリューションを提供しており、このソリューションを利用すれば、さらなる業務効率化を図ることが可能となります。文書管理ソリューションでは、電子化・管理・保管・処分に対応しており、スキャニングによって書類を電子化した後、文書やコンテンツを効率的に管理するためのシステムを提案してくれます。

さらに、文書の保管や預かり、処分にも対応しているため、電子化したあとの文書をすべて任せることも可能です。機密性の高い文書であっても、専用の機密文書保管倉庫で管理してもらえるため、社内での保管場所に困ることもありません。

また、e-文書法やISO文書に対応したソリューションも存在するため、医療や国税関係の書類を電子化する、ISO文書記録の作成や保管を効率的にするなどにも対応。電子化したい文書の性質や、文書に関する課題に合わせて、適切なソリューションを選べるでしょう。

機密文書の大量破棄もお任せ

文書を電子化した後は、不要となった紙媒体文書の処分に意外と困るもの。その点、大塚商会では、文書の大量破棄にも対応しています。文書の破棄はセキュリティレベルの高い機密文書であっても可能であり、「溶解処理サービス」によって、文書の内容が復元されないように確実に破棄を行います。

また、溶解処理サービスのメリットは、内容の復元ができないことだけではありません。破棄する文書をバインダーやクリップから外す必要がなく、そのまま破棄を依頼できる点は大きなメリットです。大量の文書を破棄するための準備が必要ないため、手間やコストが掛かりません。

さらに、シュレッダー処理よりもコストが低いという点も魅力のひとつです。溶解処理サービスの利用料金は、1箱1,200円と大変リーズナブルなため、大量の文書を一気に破棄できます。シュレッダー処理には電気代や保守費用、人件費なども掛かるため、コスト削減のためにも溶解処理サービスは有効です。

法律や法令にも対応しているので安心

現在施行されている「e-文書法」は、重要性の高い書類を電子化するためには便利な法律ですが、e-文書法に準拠した方法で管理や運用をしなければならないため、対応していない業者も存在します。大塚商会はe-文書法にも対応していますが、それだけでなく、社内でe-文書法を導入するためのコンサルティングサービスも提供しています。

大塚商会のe-文書法ソリューションは、書類の電子化から始まり、書類の存在を確かなものとして残すタイムスタンプ、電子化されたデータを管理するための文書管理システムの提供、さらには、電子化された後の文書を破棄する溶解処理サービスまで、e-文書法への対応をトータルでサポートするものです。

また、「ISO対策ソリューション」も用意しているので、ISOを取得していることに際する文書管理にも対応しています。ISO記録を電子化と、ISO文書の管理機能によって、ISOの記録や管理を効率的なものにしてくれるでしょう。

書類の保管サービスも

大塚商会では書類の保管サービスも提供しているため、紙媒体の書類を活用している企業にもおすすめです。紙媒体として必要な文書は、社内に厳重に保管されていることでしょう。ですが、社内に保管していることにはさまざまなリスクが伴います。盗難などのセキュリティ面のリスクはもちろんのこと、紙の劣化による損失、火事や地震などの災害による損失のリスクも考えられます。

その点、大塚商会の外部倉庫で保管すれば、災害による文書への被害を阻止することができ、紙が劣化しやすい高温多湿の環境を避けることも可能です。また、外部倉庫では監視設備が整っているため、盗難や紛失などのセキュリティ面でのリスクも回避することもできます。

もちろん、機密文書以外でも、保管スペースがない文書の保管にも最適です。文書を保管するスペースにもコストが掛かっているため、外部倉庫を利用することで、コストの削減に繋がります。

大塚商会の導入事例

株式会社F様

導入の理由

延べ約3万名の契約者を持つF社では、紙書類を全て書庫に保管しており、庫内のスペースが手狭になる、該当書類を人の手によって探し出す必要があるため業務的に非効率であるという課題がありました。

導入内容

老朽化した複合機の入れ替えを検討していた時期でもあったことから、既存の機種と比べてカウンター料金が安価な複合機へリプレースすることを大塚商会から紹介。同複合機を用いて、紙書類を電子化できるアプリケーション「Quickスキャン V4」と、電子化したデータが簡便に管理できるドキュメントファイリングソフト「楽2ライブラリ」との連携を提案・導入しました。

数万枚の書類を全てデータ化するのに半年以上の時間を要したそうですが、丁寧に作業を進めたこともあり作業は無事に完了。電子化後は階層別にデータが格納され、自席のPCでも目的のバインダーを選択するだけで、必要な書類を簡単に見つけることができるようになりました。また、マーカー・付箋機能を利用したり、複数のスタッフが同時に閲覧したりすることができるため、問い合わせ業務効率を大幅にアップさせることに成功しています。

J大学様

導入の理由

約14万人分に上る卒業生の学籍原簿や各種証明書を紙文書で保管していたJ大学。証明書発行に手間がかかり、また紙自体の経年劣化や消失リスクも課題として上がっていたため、全書類の電子化に踏み切りました。

導入内容

文書電子化の委託サービス「スキャニングサービス」によりって全紙文書を迅速に電子化。文書データの管理・運用には「FilingStars」を活用しました。

電子化により、卒業生の情報検索を迅速に行うことができるようになり、証明書発行の作業を効率化することに成功しました。紙の原本書類については、セキュリティが確保されている倉庫で保管することにより、業務効率化と同時に希少資料の消失リスクを低減することもできるようになっています。

株式会社A社様

導入の理由

株式会社A社様では、2016年に都内の各拠点を東京・千代田区の新オフィスに統合したことによって各拠点から集まった複合機を、再配置することが大きな課題になっていました。再配置伴い老朽化しているものもあったため、機種の見直しも必要に。出力にかかるランニングコストを削減し、出力環境のセキュリティを強化すること、また紙資料の電子化を効率よく行いたいという希望もありました。

導入内容

まず、23台あった複合機を機能が充実した新しい複合機12台とプリンター5台に入れ替えました。これにより、約10%のランニングコスト削減を実現。セキュリティ面も、個人認証システムと連携することによって強化しました。

出力の際にICカードをかざすという手間が増えるので、導入前は社内の反発も懸念されましたが、問題なくスムーズに運用されています。ミスプリント削減や機密情報の書類を機器に放置する心配がなくなるなど、安全面の効果を実感することも多く、社員間でも好評ということです。

また、「Quickスキャン V4」とGoogleドライブを連携し、所属部署やユーザー個人のGoogleドライブへスキャンデータを直接保存できる仕組みを構築することにより、スキャン作業を簡素化させ、スキャン後のデータ管理の徹底化も実現しました。従来は部署ごとに複合機を管理していて、ファイルサーバーに保存されたスキャン後のデータ管理までは徹底されていなかったようですが、改善後はデータの取り忘れや消し忘れも無くなり、より安全な運用につながっています。

組織改編や異動の際にも、もともと利用していたActive Directoryのユーザー管理情報をGoogleドライブに反映させるだけなので、その点も便利になっているとのことです。

株式会社K社様

導入の理由

同社では、受領する納品書や請求書が毎年約10万枚にものぼるため、保管スペースの無駄や業務の非効率さを感じていました。

書類を廃棄する労力に関しても問題に。2015年に「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件」が緩和されたこともあり、納品書、請求書を電子化し、必要な書類の検索を簡単にすることで、業務効率化にもつなげたいと考えていました。

導入内容

e-文書法対応文書管理システム「eValue NS」、電子化・入力支援システム「HGPscanServPlus」、業務用スキャナなどを導入することで、国税関係書類のペーパーレス化を実現しました。電子化にあたって、県内では前例がほとんどなかった「電子帳簿保存法スキャナ保存申請」の承認が必要でしたが、経験豊富な税理士によるコンサルティングによってこれをクリアしたといいます。

同社は、システム選定にあたってベンダー3社からの提案を検討したということですが、その中から大塚商会の提案を選んだ最も大きな理由は、電子帳簿保存法の知識やノウハウを多く持ち、国税局に申請するためのコンサルティングをしてもらえる点だったと評価頂いています。

株式会社U社様

導入の理由

2同社では、FAXで送られてくる注文書をより効率よく管理することが課題でした。従来、FAXによる注文等の紙の資料を複合機のスキャナ機能を使って電子化し、レンタルサーバーや社員各自のPCフォルダーに振り分けて管理していましたが、サーバーのデータ容量に制限があり、社外から電子化した文書を取り出せないなど、運用面での不便さも感じていました。

また、営業部門や経営企画部門では複合機を使ってカラー印刷する機会が多く、トナー代や紙代などを削減することも課題の一つ。解決にあたり、複合機で電子化した文書をクラウドストレージに保管すること、複合機の運用コストや出力コストを削減することを希望していました。

導入内容

使用するレンタルサーバーを、Googleが提供しているクラウドストレージサービス「Googleドライブ」に移行しました。こちらに移行することで、低コストでの大量のデータ保存を実現し、モバイルデバイスからデータを取り出すこともできるようになったといいます。

運用コストの安い、新しい複合機を採用し、それにともないFAX文書の電子化に「Easyファクス」、紙文書の電子化に「Quickスキャン V4」を導入。これにより、複合機で受信したFAX文書やスキャンデータを自動的に「Googleドライブ」に保管する仕組みを構築することができました。

株式会社S社様

導入の理由

介護サービス実施記録を紙の記録として残したまま情報をデータ化すること、また同記録の電子化により、即時を送信可能にして管理業務を省力化することが課題でした。IT機器の操作に不慣れな職員もいるため、容易に使えるデバイスを活用したいという点も大きなポイントだったといいます。

導入内容

デジタルノート「CamiApp S」を導入することで、紙にペンで手書きするのと同じ感覚で介護サービス実施記録を作成し、なおかつデータ化させることができるようにしました。実施記録は、日々手渡しで事務所本部に届けられていましたが、介護現場で記録したデータをそのまま事務所本部へデータ送信できるように。そうして届ける側の手間を省くことができ、記録内容をチェックする本部管理者側の業務の平準化も実現しました。

現場での運用はほとんど変更せずデバイスの操作も簡便だったため、全職員が抵抗感なく、新しい仕組みに対応することができたとのこと。

大塚商会の基本情報

会社名 株式会社大塚商会
本社 東京都千代田区飯田橋2-18-4
設立 昭和36年7月17日
業種 システムインテグレーション事業、サービス&サポート事業
従業員数 6,985名
取得資格 プライバシーマーク取得

文書電子化サービス業者

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