信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

大塚商会

事務機器やOA機器を専門に扱う大塚商会の特徴を紹介しています。

設立から50年、事務機器・OA関連ひと筋

大塚商会_キャプチャー画像
引用元:大塚商会 公式HP(https://www.otsuka-shokai.co.jp/)

昭和36年に設立された大塚商会は、一貫して事務機器やOA関連の開発・販売を行なってきた企業です。ビジネスにおけるシステム・IT化をサポートすることにより、企業が抱える課題を解決してきました。そうした企業の課題を一手に請け負う総合力の高さが、最大の強み。設立から50年以上を迎えた今では、取引企業数が100万社を超えており、順調に業績を拡大しています。

大塚商会の特徴と費用

特徴
  • 操作方法の相談が可能
  • 文書の共有・編集ができる
  • 万全のセキュリティシステム
費用 公式サイトに記載なし

大塚商会の3つのおすすめポイント

取引実績100万社以上

大塚商会がこれまでに取引した企業数は、100万社以上。豊富な取引実績で培ったノウハウを活用して、企業の悩みを解決してくれます。「業務効率できる最適な方法を知りたい」「ランニングコストは?」など、機器に関する疑問・質問は担当スタッフが丁寧に説明。機器のインストールや設定などの導入作業を、大塚商会のスタッフがすべて行なってくれるのも嬉しいポイントです。万が一トラブルが発生した場合は、公式サイトの専用フォームや電話で簡単に問い合わせることができ、解決策を提案してくれます。

ペーパーレス化で作業効率アップ

大塚商会では電子化されたデータにファイル名や日付を入力する作業を依頼することも可能。PCで検索することで、探しているファイルにすぐ辿りつけるようにできます。文書を複数人で同時に閲覧・編集できるため、大幅な作業効率化を図れるのも嬉しいポイント。電子化により必要なくなった紙を処分すると、保管していたスペース別の用途に活用できます。一般的なオフィスのおよそ30%が書類の保管に占領されていると言われているそう。書類の量が多い企業ほど、電子化の恩恵を受けることができます。

スキャニング作業代行で簡単に電子化

電子化作業を代行する「スキャニングサービス」を利用できます。スキャン作業にかけるスタッフの手配が不要なので、手間や人件費の削減が可能。書類を電子化するためには、書類の用意やスキャン、ファイル名をつけるなどの作業が必要です。すべての作業を自社で行なうと膨大な時間がかかるうえ、ミスも起こりがち。慣れない電子化作業をプロに任せることで、本来の業務に集中できます。

大塚商会の選ばれる理由

管理・検索・共有に関する様々なソリューションがある

大塚商会では、様々な文書管理ソリューションを提供しており、このソリューションを利用すれば、さらなる業務効率化を図ることが可能となります。文書管理ソリューションでは、電子化・管理・保管・処分に対応しており、スキャニングによって書類を電子化した後、文書やコンテンツを効率的に管理するためのシステムを提案してくれます。

更に、文書の保管や預かり、処分にも対応しているため、電子化したあとの文書をすべて任せることも可能です。機密性の高い文書であっても、専用の機密文書保管倉庫で管理してもらえるため、社内での保管場所に困ることもありません。

また、e-文書法やISO文書に対応したソリューションも存在するため、医療や国税関係の書類を電子化する、ISO文書記録の作成や保管を効率的にするなどにも対応。電子化したい文書の性質や、文書に関する課題に合わせて、適切なソリューションを選べるでしょう。

機密文書の大量破棄もお任せ

文書を電子化した後は、不要となった紙媒体文書の処分に意外と困るもの。その点、大塚商会では、文書の大量破棄にも対応しています。文書の破棄はセキュリティレベルの高い機密文書であっても可能であり、「溶解処理サービス」によって、文書の内容が復元されないように確実に破棄を行います。

また、溶解処理サービスのメリットは、内容の復元ができないことだけではありません。破棄する文書をバインダーやクリップから外す必要がなく、そのまま破棄を依頼できる点は大きなメリットです。大量の文書を破棄するための準備が必要ないため、手間やコストが掛かりません。

更に、シュレッダー処理よりもコストが低いという点も魅力のひとつです。溶解処理サービスの利用料金は、1箱1,200円と大変リーズナブルなため、大量の文書を一気に破棄できます。シュレッダー処理には電気代や保守費用、人件費なども掛かるため、コスト削減のためにも溶解処理サービスは有効です。

法律や法令にも対応しているので安心

現在施行されている「e-文書法」は、重要性の高い書類を電子化するためには便利な法律ですが、e-文書法に準拠した方法で管理や運用をしなければならないため、対応していない業者も存在します。大塚商会はe-文書法にも対応していますが、それだけでなく、社内でe-文書法を導入するためのコンサルティングサービスも提供しています。

大塚商会のe-文書法ソリューションは、書類の電子化から始まり、書類の存在を確かなものとして残すタイムスタンプ、電子化されたデータを管理するための文書管理システムの提供、更には、電子化された後の文書を破棄する溶解処理サービスまで、e-文書法への対応をトータルでサポートするものです。

また、「ISO対策ソリューション」も用意しているので、ISOを取得していることに際する文書管理にも対応しています。ISO記録を電子化と、ISO文書の管理機能によって、ISOの記録や管理を効率的なものにしてくれるでしょう。

書類の保管サービスも

大塚商会では書類の保管サービスも提供しているため、紙媒体の書類を活用している企業にもおすすめです。紙媒体として必要な文書は、社内に厳重に保管されていることでしょう。ですが、社内に保管していることには様々なリスクが伴います。盗難などのセキュリティ面のリスクはもちろんのこと、紙の劣化による損失、火事や地震などの災害による損失のリスクも考えられます。

その点、大塚商会の外部倉庫で保管すれば、災害による文書への被害を阻止することができ、紙が劣化しやすい高温多湿の環境を避けることも可能です。また、外部倉庫では監視設備が整っているため、盗難や紛失などのセキュリティ面でのリスクも回避することもできます。

もちろん、機密文書以外でも、保管スペースがない文書の保管にも最適です。文書を保管するスペースにもコストが掛かっているため、外部倉庫を利用することで、コストの削減に繋がります。

大塚商会の基本情報

会社名 株式会社大塚商会
本社 東京都千代田区飯田橋2-18-4
設立 昭和36年7月17日
業種 システムインテグレーション事業、サービス&サポート事業
従業員数 6,985名
取得資格 プライバシーマーク取得

文書電子化サービス業者

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