信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

宏和

大阪にあるスキャニングサービス会社、株式会社宏和の特徴と基本情報について紹介しています。

要望に合わせて多様なスキャニングに対応できる

宏和_キャプチャー画像
引用元:宏和 公式HP(http://scanning.jp/kowa/)

設立が昭和39年という老舗の宏和。これまでのスキャニング実績は300社以上を超えており、中小企業や大企業などさまざまな業種の悩みを解決してきました。公式サイトに料金の表示はなく、企業の要望や状況に合わせて最適なスキャニングプランを提供してくれます。

スキャニングサービスの宏和の特徴と費用

特徴
  • 外部とのネットワークを遮断して情報漏えいリスクを抑える
  • すべての作業を自社で実施
  • スキャニング実績300社以上
費用 公式サイトに記載なし

宏和の3つのおすすめポイント

万全のセキュリティ体制

宏和では、預かるデータの保護の重要性を十分に認識して、取り扱いに最新の注意を払っています。スキャニングやデータ入力作業は、セキュリティシステムで入室管理されている専用ルームで実施。すべての作業は外部委託をせずに、自社で行なうことで情報流出のリスクを未然に防ぎます。作業ルームのネットワークは外部と接続していないため、不正アクセスを受ける心配がありません。

スキャニング実績が豊富

中小企業や大企業、官公庁など300社以上におよぶ文書のデジタル化に携わり、実績を積んでいます。電子化ファイリングA級資格所有者が2名在籍しており、クライアントの現状を十分調査したうえで最適なサービスの提案が可能。対応エリアは、大阪府・京都府・兵庫県・奈良県・滋賀県・和歌山県・三重県などの関西エリアが中心です。スキャニングサービスのほか、データ入力、オンデマンド印刷、コピーサービスなど幅広く行なっています。

企業ごとに最適なプランを提案してくれる

宏和では、打ち合わせ時にクライアントの要望に合わせて仕様と見積りを提案するシステムを採用しています。スキャニングを行なう資料の確認が必要になるため、現場での打ち合わせを欠かすことはありません。スキャニングの見積りは無料なので、気軽に相談できます。

スタッフがサンプルとしてテストスキャニングしてくれるため、仕上がりイメージが付きやすいのもポイント。書類の移動に業者を使わず、すべて自社で行なっています。社外への持ち出しを禁止されている書類は、機材を持ち込んで電子化する「出張スキャニングサービス」で対応。機密データの漏えいリスクを抑えることが可能です。

宏和が選ばれる理由

出張スキャニングサービスにも対応

宏和では出張スキャニングサービスも行っており、セキュリティレベルが高く社外持ち出し不可となっている機密文書でも、社内でのスキャンで電子化することができます。また、機密文書ではない通常の書類でも、毎日の業務で使用している文書などは、宏和に預けることができません。そのように、常に手元に無ければ困る文書に対しても、出張スキャニングサービスの利用が可能です。

出張スキャニングサービスでは、宏和が機材を社内に持ち込んでスキャンする場合もありますが、社内の機材を使用して作業を行う場合もあります。必要な期間なども依頼内容によって異なるため、詳細は宏和までお問い合わせください。

出張スキャニングサービスの事例

宏和の出張スキャニングサービスは、製造業や建設業、金融機関、病院、官公庁、学校など、様々な取引先から利用されています。特に、金融機関や病院、官公庁などは、個人情報を取り扱う機会が多いため、出張スキャニングサービスは非常に有用でしょう。

スキャンのために必要となった期間は文書量によって大きく変わり、最短3日から、最長1年までと様々です。いずれにしても、社内の見えるところでスキャンをしてもらえるのは、大切な個人情報を預ける点でも安心感があります。

大阪府を中心とした近畿一円で対応

宏和は社員数30名と限られた人数で、大阪府を中心とした近畿一円の広い範囲をカバーしています。対応エリアのどこでも見積無料で、作成・提示してもらえるのも選ばれる理由といえるでしょう。

公式サイト内には、九州エリアなどにも対応といった記述があるので、近畿エリア以外で利用を検討している方は一度問い合わせてみるのがおすすめです。

また、広い範囲をカバーしている場合に気になるのが、セキュリティ体制ですよね。宏和はデータや資料などの受け渡しを自社で行うので、運送会社など外部企業に委託しません。第三者を挟まないため、外部に情報が漏れることはないでしょう。

問い合わせから納品までの流れが明確

文書電子化を依頼する場合に気になるのが、業務の流れが明確になっているかどうかです。宏和の場合は、問い合わせから納品までの流れを、公式サイトにて明確に記載しています。

まず問い合わせから始まり、事前調査を無料で行います。続いて具体的な依頼内容をヒアリングし、スキャン作業の仕様などについて打ち合わせしたうえで、見積作業へ移ります。

見積内容にも納得できれば、スキャン作業の正式依頼を行い原稿の受け渡しからスキャン、検品などを進めてもらい納品となる仕組みです。

また、最後に請求書発行から支払い手続き、任意で原稿廃棄まで対応してもらい、サービス完了になります。細かな作業内容まで明確にしているので、初めての利用でも納品までの流れをイメージできるでしょう。

データ入力業務の委託もできる

宏和では、スキャン作業による文書の電子化だけでなく、データ入力業務の委託まで対応しているのも魅力的です。依頼した原稿をスキャンし、短納期でデータ入力業務を進めます。

対応データは、アンケートや伝票類、商品スペックや図面情報、マニュアルなど様々です。

CADデータ入力の対応も可能

宏和が選ばれる理由の1つとして欠かせないのが、CADデータの入出力にも対応可能という点です。

図面情報を保有している企業の中には、電子化以前の資料もあり紙図面も大量に保管していることがあります。その場合、簡単にCADデータへ移行することは難しいのですが、スキャン業務のプロである宏和では、Auto CADへ入力可能です。

また、Auto CAD、JW CAD、DXFデータを、大判にて出力したり製本したりといった作業にも対応できます。

原稿だけでなく図面情報の電子化、もしくは紙図面へ出力しなければならない場合にも宏和がおすすめです。

宏和の導入事例

機械メーカー様

紙図面スキャニング(PDF)を宏和に依頼しています。A0~A4サイズにて30,000枚の図番をファイル名にして機種別フォルダに格納。かかった日数は1.5ヶ月とのこと。

機械メーカー様

紙図面スキャニング(TIFF)をA1~A4サイズにて20,000枚の図番・図面名称、納入先、作成年月日を文書管理システムへ登録。日数は1ヶ月。

化学メーカー様

設備図面・技術資料のスキャニング(PDF)を依頼したようです。A1~A4サイズにて200,000枚を10項目程度の属性へ分けて入力し、文書管理システムへ登録。対応日数は4ヶ月でした。

化学メーカー様

研究開発資料のスキャニング(PDF)を実施。A3,A4サイズにて50,000枚を6項目程度に分けて入力し、文書管理システムに登録する作業を依頼しています。日数は2ヶ月でした。

電機メーカー様

依頼したのは納入図面・技術資料のスキャニング(PDF)です。A3,A4サイズにて150,000枚の整理番号をファイル名にしてフォルダに格納しています。かかった日数は2ヶ月とのこと。

建設会社様

品質関係書類のスキャニング(PDF)の依頼でした。A1~A4サイズにて10,000枚の工事番号をファイル名にしてフィルダに格納する作業をしています。かかった日数は1ヶ月です。

住宅設備メーカー様

宏和による紙図面スキャニング(PDF)後、A2~A3サイズにて8,000枚を、基幹システムと連携させるため指定のファイル名・フォルダ構成で納品しています。対応日数は1ヶ月でした。

マスコミ様

会議資料のスキャニング(PDF)を宏和に依頼。A3、A4サイズにて2,0000枚の資料番号をファイル名にしてフォルダに格納しています。かかった日数は1ヶ月です。

市役所様

市所有建物の図面スキャニング(TIFF/PDF)を4ヶ月かけて完了。A1~A3サイズにて40,000枚を6項目に分けて入力し、文書管理システムに登録しています。

官公庁外郭団体様

資格試験受験者名簿のスキャニング(TIFF)を宏和に依頼したようです。A4サイズにて20,000枚を5項目へ分けて入力後、文書管理システムに登録したとのこと。かかった日数は1ヶ月でした。

宏和の基本情報

会社名 株式会社宏和
本社 大阪府東大阪市長田東1-7-22
設立 昭和39年4月
業種 情報処理サービス、人材派遣
従業員数 30名
取得資格 プライバシーマーク取得(2006年9月8日)

文書電子化サービス業者

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