文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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メーカー・工場での事例

製造業において、コスト削減効果などがあがった文書電子化の導入事例です。

文書の保管コスト、人件費が激減

●X社(業種:プラント製造、本社:東京、企業規模:大手)

特殊産業機械(プラント)の設計から製造、保守までを行なうG社では、サービス提供の過程において他社とは比較できない膨大な文書が発生します。

しかも、設計図やプラント製造過程の業務記録、試験検査記録、検査時の部品交換記録、定期検査の記録といった文書は、いずれも多くの図面(画像)を含むため、デジタル化をするには難しい性質を持っていました。

その結果、プラントによっては、毎年実施する定期検査の検査記録も含めると保存文書がファイル約200冊に及ぶことも日常茶飯事で、保存スペースも含めた保管コストの増大を招いていました。

また、毎年実施する定期検査のたびに、過去の検査データを参照する必要があり、その際の作業負荷も小さくはありませんでした。

こうした問題を解決するために、2000年以降に納品したプラントの設計、製造、保守に伴い発生した約50万枚の紙文書の電子化をはかりました。

【得られたメリット】

  • 定期検査や定期工事を実施する際に、必要な文書を必要な時に参照できるようになりました。
  • 50万枚の保管にかかっていたコストも約1/3に軽減され、資料収集のための専従作業員の人件費約1,000万円が不要になりました。

経営の分析にも役立てられる

●S社(業種:電気機器製造、本社:東京、企業規模:大手)

S社の経理部門ではファイリング作業や書庫スペースなどの保管費用が大きな課題として認識されていました。取引先から受け取る請求書は約7,500枚/月、ダンボール約50箱/年にものぼっていました。

保存期限後の廃却処理についても、担当者が書庫に足を運び書類ごとに対象を選定するなど、作業負担が非常に大きなものとなっていました。

また、請求書は社内外からの問い合わせが多いため、探すのにかかる労力も小さくなく、「保管作業に携わった担当者以外は探し出せない」という困った状況も発生していました。

さらに請求書は、税務調査でも全件提示を求められるため、税務調査の準備作業負担も膨大でした。

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こうした背景のもと、S社では、電子署名とタイムスタンプを付与するなど、税務処理に対応も含めたかたちで、請求書の電子化・保存システムを導入に取り組みました。

【得られたメリット】

  • 電子化によって、請求書についての問い合わせ対応が迅速でき、経理部門の負担が激減しました。
  • 費用分析にデータを活用できるようになったため、事業の状況を数字で把握しやすくなりました。
  • 「保管スペースの全廃」「担当者の検索時間短縮」など様々な面でのコスト削減が実現でき、経営陣の電子化についての評価は非常に高いものになっています。
 
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