文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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流通業の事例

文書の電子化に取り組んだ流通業の成功事例について紹介しています。

紳士服の顧客情報を電子化

●A社(業種:紳士服販売、本社:神奈川、企業規模:大手)

「紳士服をリーズナブルな価格で販売する」ことで成長を続けるA社。こちらの店頭では、お客様にはじめて購入してもらった時に、名前、住所ばかりでなく、オーダーメイド服のための採寸データなども記入した顧客情報シートを作成し、その後のサービスに役立てていました。

しかし、紙の資料として保管していたため、スピーディに参照できず「店頭でお客さまをお待たせしてしまう」といった問題を指摘する声が現場からあがっていました。そこで、紙の顧客情報シートの電子化に取り組みました。

【得られたメリット】

  • 顧客情報へのアクセスは、格段にスピードアップでき、店頭サービスの向上につながりました。
  • セール時のDM発送の宛名データ出力がスムーズになるといった「販促活動へのプラス効果」も出てきています。

FAX受信する注文書が悩みのタネ

●D社(業種:食品販売、本社:大阪、企業規模:中堅)

飲料の卸売りをメインの事業とするD社では、スーパーや小売店からFAXで受信した注文書を顧客ごとにファイリングして保管していました。そのファイリング作業には担当者三人がかかりっきりになり大きな課題になっていました。

また、前月分のファイルは倉庫に移動して保管していたため、前月以前の注文に対する問い合わせは、担当者がわざわざ倉庫まで足を運ばなければなりませんでした。

こうした状況を解消するため、顧客企業から受信した過去の注文書のスキャニングも含めて、注文書を電子化して運用する業務フローの確立に取り組みました。

【得られたメリット】

  • 注文書に関する問い合わせ対応や確認作業を、電子化して保管したFAXデータを利用してできるようになったため、負担を大幅に削減できました。
  • 問い合わせを受けた担当者が自分の席のパソコンで確認できるため、検索にかかる時間も激減しました。
 
文書の電子化サービス選びガイド