文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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税理・会計事務所での事例

顧客の決算関連データを電子化することで税理・会計事務所が得られる様々なメリットの説明です。

より強固なセキュリティに取り組む

●T会計事務所(業種:会計事務所、所在地:神奈川、規模:5名)

会計事務所では、法的な義務により、多量の紙書類を保管しておかねばなりません。顧問先が増えるほど、紙書類の保管場所も拡大する必要があります。

しかも、そうした書類は、顧問先の経営に関わる重要な情報が詰まっているわけですから、保管場所・保管方法には非常に注意を払う必要があります。事務所内で対応することができずT会計士の自宅で金庫に保管するというケースもあったそうです。

こうした状況を改善するために、顧問先の過去の帳票について電子化して保存することにしました。

【得られたメリット】

  • 保管場所の問題を一気に解消できたばかりでなく、電子化をきっかけに、暗号化やパスワード設定によるセキュリティの向上を実現しました。

顧客満足の向上にもつながる

●Y会計事務所(業種:会計事務所、所在地:東京、規模:25名)

税理士業務では、「顧客から預かった資料を基に税務申告に必要な資料を作成し、納品する」という一連の業務が紙文書をベースに行なわれています。

そして納品後も、7年間の保管が義務付けられた決算関係書類については、しかるべきスペースで保管する必要がり、それにかかるコストは、非常に大きな負担となってのしかかります。

また、決算書類のメインとなる勘定元帳などについては、検索を容易にするためにインデックスを添付したり製本をしたりして提供しますが、その作業も非常に負荷の大きいものになっていました。

そこで、「原本保存が必要な紙文書を選別し、原則としてそれ以外の文書すべてを電子化」することに決めました。

【得られたメリット】

  • 電子化によって紙文書の破棄が可能になり、文書保管コストを年間54万円削減。
  • 「顧客からのFAX受信は電子化文書で取り扱う!」を基本ルールとしたことで年間12万円のコスト削減ができました。
  • 総勘定元帳などの納品物もCD-ROMで提供するようにしました。このことは製本コストが軽減できたばかりでなく、「検索性の高いデジタルデータを提供できる」ということで、顧客満足の向上にもつながっています。
 
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