文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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電子化の動向

e-文書法の施行で、企業における文書の電子化は、いっきに進むと予想されていました。

ところが、実際は、思ったほど文章の電子化や業務のペーパーレス化は進んでいません。

ここでは、文書の電子化を妨げる要因について考えてみましょう。

困った時は電子化のプロを頼ろう

文書の電子化を阻む一つ目の要因は、社外からやってくる文書は、依然として紙のままのものが多いということです。

自社内の文書については、業務フローを見直して、「XX伝票は絶対にプリントアウトしない」といった社内ルールを自社で作れば、紙は確実になくなります。

ところが、社外からの文書については、思い通りにはいきません。1人1台というパソコンの普及により、次々に生み出されるようになった書類が、プリンタ、FAXを通じて、どんどん集まってきてしまっている。これが文書の電子化が進まない会社の現状です。

二つ目の要因は、スキャニングという作業が多くの人が考えるほど単純ではないということです。

スキャナーを購入してパソコンと接続すれば、後は原稿をセットするだけで、自動的にスキャニングされて電子ファイルができる!そんなイメージがあるかもしれません。

しかし実際のところは、ちがいます。まずはスキャニングに取り掛かるまでが一苦労。スキャナーにかけられる状態にできるよう「書類を綴じたホッチキスや添付された付箋をはずしたり」といった実に細かな前作業が必要になります。

スキャニング作業自体も、一筋縄にはいきません。書類の大きさがすべて一律なら話は簡単ですが、大判の図面が混じっていた場合は、普及型のスキャナーではきれいにスキャニングできません。

そして、スキャニングを終えた後には、書類の原状復帰(再度ホッチキスで綴じたり、付箋をつけたり)が待っています。

さらに、できあがった電子ファイルを整理(適切なファイル名をつけたり、ディレクトリに整理をしたり)といった電子文書管理を行なっていくための様々なルール決めや作業も不可欠となります。

このようにスキャニングは、専門的な取り扱いやノウハウの集積した作業なのです。

一貫してサポートしてくれる信頼できる業者を利用したほうが、コスト的にもスピード的にも、何よりも品質という観点からも、はるかにメリットが大きいといえます。

 
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