自治体や行政などの公文書電子化
自治体や行政などの公文書について電子化はどの程度進んでいるのか解説します。
公文書管理は全面電子化へ
政府がすでに発表している内容では、2026年を目処に公文書の管理は全面的に電子化する目標となっています。2026年に新しい国立公文書館が開館するため、その時期を目標として、公文書の作成～移管まで全て電子化するとのことです。
目的
実際には、各自治体や行政では職員が作成する文章はほぼほぼ紙のため、そのまま紙で保存されているのです。それらを電子化電子化することで、分類や整理する手間や工数が大幅に省けますし、業務の効率的へと繋がります。
また、データ化することで、公開依頼などの請求があった場合にも、探しやすくすぐに対応できます。紙の場合、それらを物理的にやり取りしていると最悪紛失ということもありえます。
改ざんの防止策や業務効率化に繋がる
また、目的の一つとして、改ざんの防止策ということもあります。財務省であれば決済文書などの改ざん、防衛省であれば報告文書など、これらの文書策定をデータで残せるため、後から検証しやすくなり、改ざんなども防ぐことに繋がっていきます。
2017年度調べで、政府には約1870万の行政文書が保有されていると言われています。現在作成されるものについては電子化で対応されているものの、保存された紙媒体が大部分を占めています。保存期間が過ぎてしまったような公文書の多くも、紙として公文書館に保管されていると言われています。
これら管理されている公文書についても、システムを各省庁の更新時期に応じて順次入れ替えていき、2026年度を目処に移行を目指していくと発表されています。
新しく導入するシステムにおいて、文書を書き換えたり削除したりといった作業は制限されます。文書を変更した履歴が全てログとして残るため、改ざんの抑止効果が期待できます。他にも、前述しましたが、情報公開請求を受けた場合にも、文書が探しやすくなっています。とにかく文書を紙で整理するするといった工数を削減できるため、業務の効率化に繋げるメリットが大きいでしょう。
e-文書法に対応した文書電子化サービスもあります
企業の情報の中には、紙文書で保存する必要があるものもあります。「e-文書法」とは、2005年4月に施工が開始された法律で、この法に基づいた方法で文書電子化を行えば、紙文書による保存が必要であった情報を、電子文書として保存できるようになります。e-文書法に対応した文書電子化を行っている業者であれば、電子化できる文書の幅が広がるため大変便利です。
