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電子文書管理の方法

文書を電子化した後、どんな管理体制を行なっていくべきかを解説します。

電子文書の特徴を知っていますか?

スキャニングサービスを利用する前に、電子化された文書を維持管理するための基本を勉強しておきませんか?

電子文書の特徴を知らずして、ただやみくもにデジタル化しても、そのメリットを十分に享受することができません。

一般に文書を電子化した後は、見読性完全性機密性検索性という4つの特性を踏まえて運用することが大切とされています。

見読性

電子化された文書は、それ自体を肉眼で確認することはできません。

そのため、行政からの調査などがあった際に、速やかにディスプレイ表示や紙出力できることが要求されます。 

完全性

文書の作成者・作成時期、紙文書の内容が電子化された文書と同一であること(真正性)が確認できる必要があります。

また、デジタル化したデータは内容を変更しても跡が残らないため、内容の改ざんを防ぐ手段も確保しなくてはなりません。

具体的には、記録内容の追加/削除/更新などを行う場合は、その経過情報がシステムに残るような仕組みをつくっておきます。

さらに保存義務期間中は、確実な保存性が要求されます。記録メディア(CD,DVD,MDなど)の劣化や破損によってデータが滅失するリスクへの対策をとる必要もあります。

機密性

個人情報や機密情報が盗み見られないよう、権限のない者からのアクセスを防ぐ手段が必要になります。

たとえば、サーバに保管している電子文書については、IDやパスワードなどを設定することで、必要のない人はアクセスできないようにコントロールします。

また、データを保存した電子記録媒体を誰かが勝手に持ち出さないよう、保管室の入退室管理や施錠管理などを徹底します。

検索性

大量の電子文書を活用するためのキーになるのが、ファイリングや検索のシステムです。

テーマ別に分類、整理された書庫から、目当ての文書を探せるディレクトリ(階層)型検索、付与されたキーワードで、目当ての文書を探せる全文検索など、様々なツールを組み込んで真に価値ある文書管理システムの構築に取り組みましょう。

文書管理の有資格者

スキャニングサービスを提供している会社には、企業の文書管理に精通した「文書情報管理士」によるコンサルティングを行なっている場合もあります。

そうしたプロフェッショナルのアドバイスを聞いてみることも、検討の価値があります。

文書情報管理士が所属する文書電子化サービス

 
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