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ISOを取得したら文書の電子化は必要?

ISOを取得したら文書管理が必要

文書管理システムが、国際標準ISOの認証取得や更新に活用されているその理由は「バージョンを管理する」「改ざんを防止する」「検索や参照が頻繁に発生する」「効率的にフローを管理する」などの目的があるためです。これまでの紙のファイル管理では限界があると言われています。ここでは、ISO文書の文書管理システムについて解説していきます。

ISOとは

ISOとは、「International Organization for Standardization」の略です。ISO認証を取得しようとしている企業や、すでに取得したISOを更新しようとしている企業は数多く存在します。

ISOは、国際間でをスムーズに取引する際に必要となる標準規格になります。審査機関によるISOの審査で認証されたことを、ISO認証取得と呼びます。ISO取得を取引条件にしている企業もあるため、企業は取得を進めてきています。

ISOの規格には種類があります。番号で整理されていますので、主な規格を紹介いていきます。

ISO9000シリーズ

ISO9000シリーズは、品質マネジメントシステムと呼ばれ、品質保証のための国際規格となります。その中心はISO9001です。ISO9001を取得していることで、高品質な製品を提供している/取り組みをしていると評価されたことになります。ISO9001の最新のものでいうと、2015年発行のISO9001:2015となります。

ISO14000シリーズ

ISO14000シリーズは、環境マネジメントシステムに関する国際規格となります。原料の調達や製造やリサイクルなど、環境に配慮している企業の活動があると評価されます。その中心がISO14001規格となります

ISOの文書管理システムはなぜ必要か

ISO活動の継続には、厳密な文書管理は避けられません。そこで有効となってくるのが文書管理のシステムになります。ISOを取得した際には、紙媒体やファイルサーバーによる管理から、文書管理システムに切り替える企業が多いのです。それは主に以下の理由からになります。

バージョン管理

ISO文書は作成したあともバージョンアップが発生します。作成だけではなく、廃棄処理に至るまで一括での管理が必要になります。これらの作業を手作業の 管理では様々なリスクが伴い、混乱も避けられません。バージョンを確実に管理して、変更履歴などを残すために、やはり文書管理システムが必要になります。

改ざん防止

関係者以外の人間がISO文書を変更してしまう/できてしまう状態は防がなければいけません。閲覧権限や編集権限をそれぞれ設定するなど、改ざん防止対策が必須です。それらの機能は一般的に文書管理システムには用意されているものです。

検索や参照などを大量に実行

ISO文書は基本的にかなり大量にありますが、結果その検索にも手間がかかってしまいます。効率性を上げて行くためには、文書管理システムに搭載された検索機能が当然適していると言えます。

効率的なフロー作り

ISO文書の作成や更新をする際には、通常、承認申請などのフローが発生します。承認手順をする際にも、ワークフロー管理機能などが搭載した文書管理システムがあればフロー自体の効率化に繋げることが可能です。

ISO文書の種類

ISO取得に際しては、多岐に渡る資料の運用が必要です。
大きく分けて下記が当てはまります。

ISO文書の管理方法

ISO文書は電子化してシステムによる管理が適しています。
更新作業が発生するISOは、旧版と新版の差し替えが必要です。

紙ベースの管理をしていると、どれが最新版が分かりにくくなり、
煩雑な管理方法を改めて設計する必要に迫られることにもなりかねません。

といった問題を発生させて再審査とならないよう、
電子化して管理することが一般的です。

ISO文書の電子化に際して注意したい点

スキャニングをするにあたり、コンプライアンスが心配です。
機密保守の行き届きや、相応の設備が整った業者に依頼するとスムーズでしょう。

また、電子化することでISOに必要な回覧、共有、申請、承認といった、承認や運用も簡素化できます。
複雑さを減らすことは、浸透にとって大事な要素となるため、この点はバカにできません。

電子化した書類は、文書管理システムと連携させることでサーバーによる一元管理となるため、
各部署で全員が最新版を共有できるようになります。

紙ベースで課題として生じる事柄を、電子化によって解消できるのであればISOの性質上、
とても有効であると判断できそうです。

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