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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

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文書を電子化する際の注意点

文書を電子化する時に覚えておきたい注意点や、文書電子化を成功させるためのポイントについてご紹介しています。

電子化する際のトラブルについて

文書電子化は業務効率を向上させるために有効ですが、文書を電子化するためにはいくつかの注意点が存在します。電子化された後の様々な状況を想定して、それらのトラブルが発生しないような文書電子化を進めなければなりません。

文書電子化で発生するトラブルとしては、次のようなものが挙げられます。

これらのトラブルが発生すると、電子化された文書はとても使いにくいものとなり、文書電子化のメリットは失われてしまいます。それでは、これらのトラブルが発生しないようにするためには、どのように対策をすれば良いのでしょうか。

スキャニングの品質を確認する

文書や図面をスキャニングする際に気を付けたいのが、スキャナの設定やスキャンをする方法です。

十分な解像度でスキャンされているか

スキャナは解像度を設定してスキャニングすることができますが、低い解像度でスキャニングしてしまうと、文字が読みにくくなったり、拡大して使用することができないなど不具合が生じます。スキャニングする対象が文字なのか、図面なのかにもよりますが、ある程度余裕を持って高めの解像度でスキャンすることが重要です。かといって解像度が高すぎてもデータの容量がいたずらに増えてしまうだけなので、適切な解像度はどのくらいなのかを事前に確認しておくことが重要です。

文字や図面が明瞭にスキャンされているか

スキャニングする際、元となる書類が曲がっていたり、折れたりしていると、その部分がスキャンされなかったり、切れてしまいます。また、書類が浮いたり、反っていたりすると、スキャナの読み取り面から離れてしまい、文字や線がぼやけてしまいます。

スキャン時の傾きは後から修正することができますが、上記のようにスキャニング自体を失敗してしまうと、取り返しがつきません。このミスを防ぐには、スキャニング後に元の書類とデータ化したものを比較チェックするしかありませんが、スキャニングする際、書類の折れや浮きを確認することで、未然に防ぐことができます。

使用するデバイスの確認

文書を電子化するということは、今まで紙で見ていた文書を、様々なデバイスを通して見ることになる、ということです。現代では電子化された資料を見るためのデバイスも多様化してきているため、資料を閲覧する社員が所持しているデバイスで、問題なく閲覧できるデータ形式を選ばなければなりません。

例えば、資料を見るためのデバイスとして考えられるものは、通常のデスクトップパソコン、ノート型パソコンの他に、スマートフォン、タブレットも挙げられます。

ワード、エクセル、パワーポイントなどで見られるデータ形式は一般的なものですが、スマートフォンやタブレットの場合、アプリがインストールされていなければ、閲覧することもできません。さまざまなデバイスで閲覧する可能性があることを考えると、標準で閲覧できたり、無料のビューアソフトがある「PDF」が適切なデータ形式と言えます。

デバイスを問わず閲覧できるデータ形式について

電子化した文書をどのデバイスでも閲覧できるようにするためには、データ形式としてPDFが頻繁に用いられますが、PDFに向かないタイプの書類や文書があるので、その文書の特性に適したデータ形式を選択しながら、様々なデバイスで閲覧できるようにしなければなりません。

文書の特徴と、その特徴に適しているデータ形式は、次のようになります。

データのセキュリティを設定

文書の電子化を行うと、紙に印刷された資料ではなく、データとして存在する資料になります。データとして存在する資料は、手に取れば誰でも見られる紙の資料とは異なり、データにアクセスできる人しか見ることができません。
その点ではセキュリティレベルは向上したと考えられますが、適切なセキュリティ設定が行われていない場合、紙の資料よりも秘匿性が低いものとなってしまいます。

例えば、データとなった資料をメールで添付する時には、パスワードを設定して、外部の人間から見られないようにする必要があります。また、クラウドにデータを保管する場合は、クラウドにアクセスすれば誰でも資料の閲覧が可能な状態となるため、ファイルにアクセス権限を設定しなければなりません。

有効なセキュリティ対策について

文書を電子化した際に徹底しておきたいセキュリティ対策ですが、具体的にどのような方法で対策していけば良いのでしょうか。代表的な方法をいくつか挙げてみましょう。

電子化された文書のセキュリティ対策には様々なものがありますが、これらを複合的に組み合わせていけば、セキュリティレベルはかなり向上します。

検索用単語の表記ゆれ

紙の文書を電子化することの最大のメリットは、検索性が高くなることです。ですが、検索用単語の表記にゆれがあると、検索結果に表示されなくなることがあるため、表記ゆれには注意が必要でしょう。

例えば、片仮名と平仮名の表記ゆれ、アルファベットと日本語の表記ゆれ、送り仮名の違い、旧漢字の使用、日付の表記方法の違いなどによって、どの単語を入力すれば検索結果に表示されるのか、分からなくなってしまうことがあります。
検索用単語の表記ゆれをなくすためには、タイトルを統一化するなど、ルールを決めることが大切です。そして、ルールを決めたら、資料を閲覧する社員が検索で困らないように、しっかりと共有しておくことも必要となります。

検索をよりスムーズにする方法

文書電子化の使い勝手の良さは、検索性にかかっていると言っても過言ではありません。検索性を高めるための方法は、タイトルの統一化、ルールの設定なども大切ですが、次のような方法も考えられます。

電子化に伴うトラブルを回避するために

文書を電子化する手順

文書電子化には、定石ともなる一定の手順があります。それら手順の中でも特に重要な2点について確認しておきましょう。

何を文書化するのかを洗い出す

やみくもに何でもかんでも電子化する必要はありません。電子化したほうが良いものを事前に洗い出し、優先順位を決めたうえで電子化を試みましょう。具体的には、たとえば次のようなものを優先的に文書化していきます。

すべての文書に保存期間を設定する

洗い出しと並行し、すべての文書に保存期間を設定してください。保存年数を法定で決められた文書はもちろんですが、その他の社内文書においても、かならず保存期間を設定します。

文書には、企業の営みのプロセスが詳細に記載されています。電子化されて多くの社員が閲覧できる状態となることで、これら機密情報が外部に漏洩されないとも限りません。すべての文書に保存期間を設定し、期限が訪れたら速やかに破棄するようにしてください。

自分で電子化する時

依頼するのではなく、自分自身で電子化する際の注意点についても覚えておきましょう。

電子化のポイント

自らで電子化する際のポイントとして、まずは電子化をするかしないか文書をより分けることが大切です。電子化は時間がかかりますので、電子化が不要なものは処分しておくと効率良く作業を進められます。

改めて文書をチェックする機会を作ると、重要な文書や忘れていた文書を発見できるメリットもありますので、まずは確認しておくことが大切です。電子化をする文書がどれくらいの量になるのかある程度把握しておかなければなりませんので、その点でも確認は必要といえます。

スキャンのことを考えると、保管状態も確認しておくことも望ましいです。電子化するにあたり、状態次第では厳しいものもあります。電子化に適しているかどうかは文書によって異なるため、その点を把握しておくことも大切です。それらを把握した後に、どのような仕様での電子化にするのかを決めます。その際には下記の点が大切です。

ここで大切な点として「保存」が目的ではなく、「利用」という点まで意識するのが大事といえます。電子化して終わりではなく、電子化することでいつでも確認しやすい状態にすることが目的です。スキャンの解像度が高ければ細かい情報まで把握できる一方で、画像データが大容量になってしまうと保存できる量が限られてしまいます。閲覧するマシンスペック次第では、表示まで時間がかかることにも注意です。

ファイル形式も同様で、一部の限られた人間だけしか見られない形式で電子化すると、後になって「確認できる人間が限られる」という問題が発生してしまいます。このように、電子化にあたっては、「後で利用する」という視点を持つことが大切です。電子化は使わなくては意味が売れます。注意しておきましょう。

手間や確実性を考えると?

自分の手による電子化は不可能ではありません。時代の進歩とともに、さまざまなソフトやマシーンが出てきています。ですが、手間や確実性を考えると自分での電子化よりも業者に依頼した方が良いでしょう。自ら書籍の電子化を行うのを自炊と呼びますが、手間暇をかけても成功するとは限りません。

ミスによってそれまでの膨大な時間を無駄にしてしまう可能性もあります。その点業者であれば、失敗するリスクは低くなります。「確実」に仕上げてくれることを考えると、手間や時間等も含めて業者に依頼した方が良いでしょう。

文書電子化を成功させるためのポイントは?

文書電子化を成功させるためには、ご紹介したように様々な注意点が存在します。
大量にある紙の資料を電子化できれば、検索性もアップして、業務効率も向上することは間違いありません。ですが、それは電子化が成功した場合の話です。

電子化された文書で業務がスムーズに遂行するためには、これらの注意点を把握しておくことも必要ですが、信頼できるスキャニング業者を選ぶことも大切です。
誠実な業者であれば、電子化する際の注意点についても考慮して、文書電子化が成功するようにしっかりと導いてくれるでしょう。

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