信頼できる文書電子化サービス業者3選

品質・スピード・セキュリティが◎
ジェイ・アイ・エム
  • 業界屈指の速さで毎月最大100万枚の書類を電子化
  • 社員全員が文書情報管理士の有資格者で信頼性抜群
  • 出張スキャニングサービスにも迅速に対応
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スキャン実績が豊富な関西の老舗
宏和
  • スキャニング実績が300社以上
  • すべての作業を自社で実施
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コンサルから請負までワンストップ対応
うるるBPO
  • 要望に合わせて最適なスキャニングプランを提案
  • 金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウント
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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

電子化の流れ

書類を電子化する基本的な流れとセキュリティ対策のポイントを説明します。

スキャニングサービスの基本を知っておこう

質の高いスキャニングサービスは、最初の打ち合わせ、書類の引渡しから、最後の成果物の受け取りまで、いくつものプロセスが積み重なることにより実現します。もっと上手にスキャニングサービスを利用するために、電子化の基本的な流れをおさえておきましょう。

はじめに:打ち合わせ、書類の授受

電子化してもらいたい文書を、業者に引き渡します。

納品形式(JPEG、PDF)や解像度など、スキャニングの仕様について打ち合わせをします。

個人情報など、より緻密な取り扱いが求められる情報については、授受確認(預かり書の発行など)をしてもらいましょう。

作業1:前整理

書類をスキャナにかけるための準備作業を実施。

ホッチキスやクリップをとりはずしたり、折り込まれている紙を広げたりして、スキャナにかけられる状態にするほか、アイロンでしわ伸ばしをしたり、補修をしたりといったきめ細かい作業に対応してくれる場合もあります。

この「前整理」から下記の「7:後整理」までは、監視カメラやIDカードによる入退室管理など、レベルの高いセキュリティ環境で作業をしてくれることが必須になります。

作業2:スキャニング

書類をスキャナにセットしスキャニングを実施。

テキスト付きPDF電子署名・タイムスタンプなど、より高度なサービスに対応してくれる業者もいます。

作業3:画像検査

スキャニングしたデータの画像の検査。

読み取り難い部分や、折れたり、曲がったりした個所がないかチェックが行なわれます。

作業4:ファイル名入力

スキャニングしたデータのファイル名を付与。

作業5:フォルダ仕分け、メディア書き込み

仕様のフォルダ階層にデータを格納、指定したメディアに書き込み。

作業6:後整理

書類を元のファイル状態へ戻す。

最後に:書類の返却・成果物納品

元の書類と電子化文書を受け取ります。あわせて成果物が納品されます。

元の書類については、法律上の保存義務や業務におけるバックアップ等、保存する必要がないのであれば廃棄します。電子化後の書類を返却せずそのまま廃棄処理を請け負っている業者もあります。

文書電子化サービス業者

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