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電子化の流れ

書類を電子化する基本的な流れとセキュリティ対策のポイントを説明します。

スキャニングサービスの基本を知っておこう

質の高いスキャニングサービスは、最初の打合せ、書類の引渡しから、最後の成果物の受取まで、いくつものプロセスが積み重なることにより実現します。

もっと上手にスキャニングサービスを利用するために、電子化の基本的な流れをおさえておきましょう。

1:打合せ、書類の授受

電子化してもらいたい文書を、業者に引き渡します。

納品形式(JPEG、PDF)や解像度など、スキャニングの詳細について打合せをします。

個人情報など、より緻密な取り扱いが求められる情報については、授受確認(預かり書の発行など)をしてもらいましょう。

2:前整理

預けた書類をスキャナにかけるための準備作業が行なわれます。

ホッチキスやクリップをとりはずしたり、折り込まれている紙を広げたりして、スキャナにかけられる状態にするほか、アイロンでしわ伸ばしをしたり、補修をしたりといったきめ細かい作業に対応してくれる場合もあります。

★2:前整理~6:後整理までは、監視カメラやIDカードによる入退室管理など、レベルの高いセキュリティ環境で作業をしてくれることが必須です。

3:スキャニング

書類をセットしスキャニングを行ないます。

テキスト付PDF電子署名・タイムスタンプなど、より高度なサービスに対応してくれる業者もいます。

4:画像検査

スキャニングしたデータの画像を確認します。

読み取り難い部分や、折れたり、曲がったりした個所がないかチェックが行なわれます。

5:ファイル名入力

打合せ、指示に基づいて、ファイル名をつけてくれます。

6:フォルダ仕分け、メディア書き込み

フォルダにまとめて、CD,DVDなど、指定したメディアに書き込んでくれます。

7:後整理

書類を元の状態に戻します。

8:書類の返却・成果物納品

元の書類と電子化文書を受け取ります。

★元の書類については、そのまま受け取って社内保管するのではなく、「スペース削減」「情報保護」「エコロジー」といった観点から、「溶解処理」や「リサイクル」といったサービスを利用するとより効果的です。

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