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文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

e-文書法とは何か

2005年から、e-文書法(電子文書法)という法律が施行されました。e-文書法(電子文書法)とは、企業活動に必要となるさまざまな文書を、紙ではなく電子媒体の形で保管しても良い、という法律です。企業活動の効率化に大きく貢献する法律と言って良いでしょう。ここでは、e-文書法(電子文書法)の具体的の目的、具体的な内容、企業にとってのメリットなどについて詳しく解説します。

企業活動のデジタル化に欠かせない法律

e-文書法とは、「民間事業者等が行なう書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行なう書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」という2つの法律の総称。簡単に言えば、書面(紙)による保存から、電磁的記録による保存を容認する法律で、2005年から施行されています。

電子帳簿保存法時代の課題

1998年以前の電子帳簿保存法という法律では、最初から電算機を使って作成した文書データ「電子文書」であれば法的に文書と認められ、電子保存できるようになっていました。しかし、紙文書をスキャニングして作成された電子化文書については文書として認められず、紙文書をなくすことはできなかったのです。

2005年にスタートしたe-文書法(電子文書法)

e-文書法(電子文書法)とは、それまで法令によって義務付けられていた各種の書類について、電子データで保管することを認める法律のこと。

従来から、一部の書類については電子データでの保管が容認されていましたが、2005年に施行されたe-文書法(電子文書法)により、より重要な書類についても、電子データでの保管が認められるようになりました。

従来までは商法や税法などによってかさばる紙での保存が義務付けられていましたが、電子保存が法的に容認されるようになり、保存管理が効率的になったのです。

e-文書法(電子文書法)が適用される範囲

e-文書法(電子文書法)の施行により、建築図面、人事関係書類、医療情報に関する書類など、さまざまな重要書類を電子データとして保管することが認められるようになりました。

なお、国税関係書類(領収書や見積書など)も電子データでの保管が可能ですが、こちらは以前からある電子帳簿法によって、すでに電子保管が認められていました。

e-文書法(電子文書法)が適用されない範囲

e-文書法(電子文書法)の施行により、すべての書類の電子データ化が認められるようになった、というわけではありません。たとえば、損益計算書、貸借対照表、車両・船舶の安全手引き書類、運転免許証などは、e-文書法(電子文書法)の適用対象から除外されています。

e-文書法(電子文書法)が適用されるための3つの要件

e-文書法(電子文書法)の適用対象となる書類であったとしても、一定の要件を満たしていない限り、法的な書類として認められないことがあります。要件は各省庁によって異なりますが、基本的には以下の3点となります。

見読性

パソコン等のディスプレイを通じ、明確に「読むことができる」「意味を解読することができる」状態の書類でなければなりません。

完全性

原本の受領、スキャニング作業、保管中の改ざん・消去の有無、等々を事後的に確認できる状態にしておかなければなりません。

検索性

必要なデータを迅速に引き出せるよう、書類の電子化にあたっては、高い検索性の確保を要求されることがあります。

2015年以降、e-文書法(電子文書法)の要件緩和が続いている

時代の流れや要請に応じ、e-文書法(電子文書法)の中身は少しずつ改定されています。2005年の施行後、2015年、2016年と2回の改定が加わりました。それぞれの改定における重要な変更点について確認しておきましょう。

2015年の改定

2015年の改定により、領収書・契約書の金額制限が撤廃されました。それ以前は「電子データ化しても良い領収書・契約書は3万円未満に限る」という要件がありましたが、この金額基準が撤廃され、すべての国税関係書類の電子データ化が認められるようになりました。

なお、電子データ化を済ませた紙媒体の書類は、すべて廃棄して構いません。

2016年の改定

2016年の改定により、スマートフォンによる領収書等の読影が認められるようになりました。これにより、社外で受け取った領収書を社内に持ち帰ってからスキャンして保存する、という手間が省けるようになりました。

e-文書法(電子文書法)のメリット

e-文書法(電子文書法)が施行されたことで、企業にはさまざまなメリットが生まれました。その一部を見てみましょう。

リードタイムの短縮

発注から納品までに必要な時間のことを、リードタイムと言います。文書の電子化によって、あらゆる業種、特に製造業におけるリードタイムが大幅に短縮されるようになりました。

コピーの減少

文書を電子化することで、コピーに要する工数が減少します。紙の節約になるだけではなく、コピーに要する時間・手間を効率化できるようになりました。

紛失リスクの減少

紙媒体とは異なり、書類の紛失や行方不明のリスクが減少します。

必要書類の迅速な発見

検索をかけることにより、必要な書類を迅速に発見することができます。書類の担当者が不在であっても、誰でも迅速に書類を取り出すことができます。顧客などからの問い合わせに対しても、速やかに回答することができるようになるでしょう。

業務の透明性の向上

基本的に誰でも書類を検索・閲覧できるようになることから、書類をめぐる業務に透明性が生まれます。社員同士の牽制機能となり、内部統制が強化されることになるでしょう。

災害等による紛失リスクの低下

火災など万が一の災害においても、紙とは違い、書類データの紛失リスクが低下します。

文書を電子化する狙い

文書・帳票類のデジタルデータによる保存を広い対象で認めたe-文書法。「企業間取引の電子化の推進」「印字・流通・保存にかかっていたコストの大幅削減」など、今後グローバル競争がさらに激化するなかで、日本企業の競争力の強化を狙って策定された法律と言えます。

ペーパーレス化は、企業の機密情報や個人情報の保護にも欠かせない施策です。全国の企業で文書の電子化は徐々に進んでいます。組織がより一層の成長を遂げるためには、ペーパーレス化で業務効率化を図ることがひとつ鍵になってくるでしょう。

電子化文書と電子文書では国税関係書類の保存要件が異なる

電子化文書とは、元々は書類だったものをスキャナー等によってデータ化したものを指しますが、電子文書はワードやエクセル、PDF等、元々データとして作られたものです。少々ややこしい話になりますが、「電子化文書」と「電子文書」は国税関係の書類の保存要件が異なります。形だけを見ればどちらも同じ「電子文書」ですが、例えば電子化文書の場合、所轄税務署の承認が必要で電子文書には不要です。

保存要件に関しても、電子化文書が「タイムスタンプ及び適正事務処理規定の整備」であるのに対し、電子文書は「タイムタンプの付与、あるいは適正事務処理規定の整備」と定められています。

微妙な違いではありますが、この違いは正しく理解しておく必要があります。

帳簿の電子化

帳簿の電子化に当たっては、細かく法律によって定められているので、当然法律を遵守しなければなりません。帳簿か書類なのかによって微妙に異なりますし、書類であっても注文書や請求書と、棚卸表や貸借対照表とでは認められている保存方法が異なります。

また帳簿電子化の条件として、自社で電子的な会計データ(統一的かつ電子的なデータ)が作られていることが必須です。しかし、企業で使われている会計ソフトの多くでは、この条件を満たせます。ただし、会計ソフトを利用する際はもちろん、利用しない場合も条件を満たしているか確認しておくのが良いでしょう。

書類の電子化

帳簿に関してはさほど難しくはないのですが、書類となると話は別です。注文書や請求書、契約書と棚卸表、貸借対照表、損益計算書とでは微妙にルールが異なります。

また、検索が可能かつ通し番号を付けたり、或いは書類のすべてにタイムスタンプをつけたりしなければ、税務署に申請できません。専門の知識はもちろんですが、手間もかかりるため会社の通常業務に支障をきたす可能性も考えられます。

電子保存時の手続き

書類等の電子保存の手続きには、税務署長の承認が必要です。承認を得るためには、電子保存を始める3か月前までに対応しておく必要があります。その際、電子データが原本となることを証明しなければなりません。これらも細かく分類されているので、書類なのか、あるいは帳簿なのかによって異なると覚えておきましょう。

特に問われるのが、真実性と可視性です。果たしてその書類が事実に則ったものなのか、さらには誰もが見やすいものなのか。電子データを作った当人だけが理解できるものでは意味がありませんし、かといって誰もが見やすいものであってもそこに信ぴょう性がなければいけません。このように、電子保存時にも様々な手続きが必要になるという点は覚えておきましょう。

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