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e-文書法(電子文書法)とは何か

文書の電子化を後押しするe-文書法、電子文書法についての基本的な解説です。

企業活動のデジタル化にかかせない法律

e-文書法とは、2005年に施行された企業の文書管理を根本から変えた法律です。正式名称は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」といいます。

この法律の施行により従来までは商法や税法などで紙による保存が義務付けられていた文書の電子保存が法的に容認されました。

e-文書法以前は、1998年に施行された電子帳簿保存法がありました。電子帳簿保存法でも、電子文書(最初から電算機を使って作成した文書データ)は法的に文書と認められていましたが、「紙文書をスキャニングして作成された電子化文書」については文書として認めていませんでした。そのため、紙文書をなくしてしまうことは、できなかったのです。

しかし、e-文書法によってスキャニングした電子化文書も一定の要件で法的に文書として認められるようになりました。

対象になるのは、取引先から受領した契約書や見積書注文書請求書といった財務・税務関係書類カルテや処方せんといった医療関係書類定款や株主総会・取締役会の議事録の会社関係書類などです。

ただし、損益計算書や貸借対照表、高額の領収書、船舶や車両の安全手引書類、運転免許証などは除外されています。

企業がビジネスを進める上で必要とされる文書・帳票類のデジタルデータによる保存を広い対象で認めたe-文書法。「企業間取引の電子化の推進」「印字・流通・保存にかかっていたコストの大幅削減」など、グローバル競争がさらに激化するなかで、日本企業の競争力の強化を狙って策定された法律といえます。

 
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