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契約書の電子化について解説

契約書の電子化とは

契約書の電子化とは、すでに取り交わし済みの紙の契約書をスキャンすることで電子データ化した上で管理や保管をすることです。

また、契約書含めて企業内で取り扱う文書は、法律により保存が義務付けられているものがいつくかあります。義務が発生する書類の電子化についての法律をe-文書法と呼びます。

これまで3万円未満のものを電子化していましたが、2015年からe-文書法が改正されて、今後は契約書や領収書は金額等を問わず電子化が可能になります。

e-文書法の規制緩和があり、今後ますます契約書は電子化しやすくなっていくと言われています。

電子契約

電子契約とは、電子証明書によって電子データに電子署名をして、書面契約と同じ証拠力が認められるものです。とは言え、データは改ざんも容易にできてしまうため、タイムスタンプなどを使って、修正が加えられていない証明を示して いくことも必要になってきます。

契約書の電子化するメリット

ビジネスシーンにおいて様々なメリットがあります。まず、書面のやり取りがなくなり、契約も簡単になります。契約するために持参し行き来する手間もなくなります。

そして、押印ミスや記入漏れ添付漏れなどといった書類ならではのミスも最小限に抑えられます。また、保管自体もデータとしてまとめられているため、長期にわたって保管する場合も、物理的なスペースや管理コストもかなり軽減できるのがメリットです。

契約書の電子化は法的側面でどうか

国も、前述のe-文書法や電子帳簿保存法など法律で電子契約書類を認めています。また、電子契約がより活用できるように法律も整備されてきています。

ただし、契約相手へ書面で交付することが法律上義務付けられているものも存在しています。その際には、顧問弁護士や役所などに、確認をした上で、正しく適切に運用していくことが必要になります。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、一定の条件を満たすことで契約文書は電子ファイルのまま保存してもよいというものです。法的に問題ないという状態にするためには、特定の条件をクリアしているかの確認が必要になります。

なお、電子帳簿保存法にて、電磁的記録の保存に関して定められており、契約文書を電子ファイルとしてそのまま保存する条件が規定されてます。なお、データを保存する場合と、出力した書面が混在は認められません。

電子署名法

契約における、個人・法人間でのトラブルについて、もしトラブルが起きた際、データ化された契約文書が法的証拠力をどれだけ持つのか、裁判上もどこまで有効なのかという点では、この法律によって、電子データでの契約の場合にも、正しく電子署名されていれば、紙の契約書(押印)と同じ法的効果が認められます。裁判の証拠としてももちろん同様です。

e-文書法

e-文書法(電子文書法)とは、企業活動に必要となるさまざまな文書を、紙ではなく電子媒体の形で保管しても良い、という法律です。その内容が認められるには様々な要件に対応が必要です。

詳しくは「e-文書法とは何か」で解説しています。合わせてご参考ください。

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