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文書電子化の基礎知識

文書を電子化するにあたって知っておきたい基本的な知識についてまとめています。

電子化担当者のためのABC

このコンテンツは、企業の文書電子化を担当する方が知っておくべき基礎知識を集めたものです。企業が文書の電子化に着手した背景には、法律があります。

  • 紙での保管が義務づけられていた税務関連や医療関連の文書が一部を除いて電子データでの保管が認められた「e-文書法」。
  • 上場会社やその連結子会社に関して公認会計士又は監査法人の監査証明を受けた内部統制報告書を義務付けた「j-SOX法」。
  • 一定以上の件数の個人情報を扱う事業者に対し、取得や保存・利用に関する義務や、違反時の罰則などを定めている「個人情報保護法」。
  • 特許権を得た特許発明と同じ発明を既にしていたことを、客観的証拠で証明できれば、発明の実施を認める「先使用権」。

これらの法律(いずれも企業により緻密な文書管理を求めるものです)が2000年代に入って次々に施行され、文書の電子化の流れが加速しました。しかし、文書の電子化は、当初思ったほど普及していないようです。

その理由には。文書の電子化担当者のためのわかりやすい資料が少ないこともあると思います。

「文書の電子化に関する一般常識」から、「スキャンニング作業の詳細」まで、他にはあまりまとめられていない内容に取り組んでみましたので、ご一読ください。
 

 
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