文書の電子化サービス選び方ガイド

文書電子化に関する用語集

スキャニングサービスを利用しようと調べているなかで、OCR・タイムスタンプなどわからない専門用語を見かけたという方も多いと思います。特殊なスキャン機器についての名前やコンピューター用語、電子化する工程のなかで発生する作業につけられた名前などその種類はさまざま。「用語が理解できなくて業者のサービス内容がよくわからない」という方は、主要な用語をまとめているので参考にしてみてください。

文書電子化に関する用語集について詳しく

会社の文書管理での
お悩み解決

Q.大量に書類をスキャンするには？

かさばる設計図面や、過去の文書類、帳簿類などの紙媒体をデータ化して業務の効率化を図りたいと考えています。大量の書類をスキャンするには、どのようなスキャナを購入すれば、効率よく作業ができるでしょうか？

A.ドキュメントスキャナを購入するか専門業者へ委託しましょう

数枚の書類をスキャンするだけなら、一般的なコピー機やプリンターで行えます。しかし書類の量が多い場合は「ドキュメントスキャナ」がおすすめです。紙がバラバラの状態（製本やホチキス止めなどになっていない状態）ならば、1分間に約50ページ分のスキャンができます。

スピーディーな作業ができる一方で、画像の鮮明さに欠けている、設計図面などの大判スキャンができないというデメリットも。

慣れない作業に時間を取られて通常業務が滞ってしまうのであれば、文書電子化の専門業者に委託するという方法もあります。

Q.紙文書をPDF化するには？

文書類の保管場所の縮小や、日常的な業務の効率化を図るために、紙の文書をPDF化したいと考えています。具体的にどのようにすればいいのでしょうか？

A.プリンターやコピー機で簡単にPDF化できます

PDFは文字、図形、グラフ、フォント情報など、ビジネス文書によく使われる情報を保存してくれるファイル形式。オフィスにあるコピー機やプリンター（スキャナ機能付き）でも、簡単にスキャンしてPDFに変換することができます。

PCとスキャナがつながっている場合は、アプリのAdobe Acrobatを使うと便利です。

ただし、書類の量が多い場合や製本されているもの、画像、大判の書類などは、スキャニングに時間がかかる場合があります。そんな時は、無理に自社内で対応しようとせず、専門業者に委託するのが賢明でしょう。

文書電子化コラム

2019年12月に文書電子化のフォーラム開催

2019年12月、東京と大阪で日本経済新聞社主催の「文書電子化で実現する生産性向上」というテーマのフォーラムが開催されました。

政府が掲げる働き方改革やデジタルトランスフォーメーションの流れから、公的機関や企業の文書電子化が注目されています。

1998年に制定された「電子帳簿保存法（国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認めた法律）」以来、企業は帳簿書類の電子化や電子申告などの手続きが急務となっています。

また令和元年税制改正では、過去の重要書類のスキャナー保存も認められるようになり、今後はさらなる電子化の加速が見込まれます。そのためこのフォーラムでは、業務の効率化や企業の競争力アップにつながる文書電子化をテーマに実施されました。

2026年には公文書が電子化される？

2019年3月、政府は新国立公文書館が開館する予定の2026年度を目標に、公文書の作成から移管まで全て電子化する方針を示しました。

財務省の決裁文書改ざんや、防衛省の日報隠ぺいなど過去のケースを踏まえ、改ざんを防いで策定過程をデータで残せる方式にするものです。

現行では職員は行政文書を紙で作成して保存し、紙文書のまま公文書館へ移管しています。今後行政文書を作成する際は「電子媒体を原本として管理し、プロセス全体を電子化すること」を基本方針に、各府省庁のシステムを入れ替えて対応していくようです。

電子化された文書の共有フォルダは、読み取り専用としてアクセス制限を設けます。更新した場合は履歴が残り、その職員を追跡できるシステムを採用して改ざんを防ぎます。

2020年は電子契約が促進されるのか？

2019年にペーパーレス社会への実現に向けて、3つの進歩的改定がなされました。

• 労働条件通知書の電子化が解禁
• デジタルファースト法が成立
• 賃貸契約における重要事項説明書等の電磁的方法による交付の社会実験

労働条件通知書の電子化

従業員を雇い入れる際には、労働条件を労働者に明示する義務が定められています。その書類が「労働条件通知書」です。これまでは書面の交付に限られていましたが、2019年4月からはメールやファックスなどで交付できるように変わりました。

これにより雇用契約関連の書類が完全ペーパーレスとなって、大企業や店舗が多い会社などの業務プロセスが簡潔になりました。

デジタルファースト法が成立

2019年5月にデジタルファースト法が参院本会議で成立しました。これによって行政手続きの電子化（インターネットなどで完結）が進み、行政の効率化と利用者の利便性が高まります。

19年度内は、引っ越しの際の住民票の移転手続き、それにともなうライフラインの契約更新などがネット上で可能になりました。今後も相続や死亡申請もネットで完結したり、法人設立をネットで申請したりなど行政手続きのデジタル化を進めていく予定です。

賃貸契約における重要事項説明書等の電磁的方法による交付の社会実験

書面による交付が義務付けられていた賃貸契約の「重要事項説明書」を、2019年10月からクラウドサインなどの電子契約サービスを用いた交付を認める社会実験を国土交通省がスタートさせました。

これにより、忙しい人や時間管理を自分の思い通りに進めたい人などは、わずらわしい不動産契約を好きな時間にオンラインで完結できるようになります。

このように2019年に政府は本格的にペーパーレス化に歩み始めました。2020年もさまざまな分野の規制緩和がされて、ペーパーレス化が進んでいくと予測されます。

ペーパーレス化と働き方改革

働き方改革とは、政府が「一億総活躍社会」を目標にした取り組みです。これは将来訪れるであろう「少子高齢化にともなう生産人口の減少」に歯止めをかける目的と、ひとり一人の事情による「働き方のスタイルを多様化」するための改革法案となっています。

労働力人口（生産力人口）は2013年の8,000万人をピークに、その後は減少の一途をたどっています。2060年の労働人口は、ピーク時の約半数になる見込みのため、政府は下記のような骨組みを基にした生産力向上対策をスタートさせました。

• （1）女性や高齢者の働き手を増やす
• （2）労働生産力を上げる
• （3）出生率を上げる

ペーパーレス化は2番目の「労働生産力」を上げることに関わってきます。

文書情報を電子化してデジタル保管をすれば、必要なときに、キーワードで探索するだけでヒットします。たとえ古い書類であっても、倉庫から引っ張り出すことなく簡単に情報が手に入るため業務の効率化が図れます。

また同僚や仕事先との文書共有も容易になるでしょう。今まで相手先に出向いてやりとりしていた案件を、リアルタイムで共有できるようになるため時短業務ができるようになってきます。

限りある人材と就労時間を効率化するため、そして生産力を上げるために、企業のペーパーレス化は今後不可欠になることでしょう。