文書の電子化サービス選び方ガイド

安心して任せられるのはどこ?
厳選!文書電子化サービス業者

文書電子化とは

文書の電子化とは、紙文書をスキャンしてデジタルデータに変換すること。働き方改革によって勤務場所や時間が多様化するなか、作業を円滑にするために電子化を進める企業が増えています。導入を考える方向けにおすすめ業者をまとめてみました。

文書の電子化でビジネスのコスト&クオリティを革新する

こんなケースも!
企業が文書を電子化する背景

競争力強化

顧客情報や案件の資料、契約書を電子データで管理すると、紙文書よりも検索がしやすくなり対応がスピーディーに。アフターサービスの充実やスムーズな契約更新が可能なので、他社のサービスと差をつけられます。

移転

オフィスの移転に伴って文書の電子化を進めるケースもあります。以前のオフィスよりキャビネットスペースが減ったことで持っている書類が入りきらなくなってしまい、書類を削減する必要が出てくるためです。

文書の電子化を委託すべき理由

書類をスキャニングするだけなら自社の複合機で対応できると考える人もいるかもしれませんが、何冊にもまたがる文書をすべて手作業で電子化するのは大変です。一般的に使われている90cm幅のキャビネット2段分に保管されている文書は、1万枚以上。電子化すればそうした膨大な量の書類のスキャンはもちろん、ファイリングなども容易になります。素早く正確に、業務効率化へつながるデータ化を進めたいのなら、やはり専門家に委託するのがベストです。

電子化を委託

文書を決める前にチェック!
文書電子化サービスの選び方
3ポイント

はじめて文書電子化サービスを利用する場合、依頼する業者をどのように選べばいいか迷うこともあると思います。大切な文書を託すことになるので、安易に決めるのは危険。以下の3つのポイントに注目してみましょう。

スキャニングの品質は確かか

  • もっとも重視してほしいポイントがスキャニングの品質です。仕上がりが悪いと業務の効率化が図れません。
  • スキャニング技術は機械の性能による部分も多くなります。品質管理や工程管理の体制に注目しましょう。
  • 文書管理のプロフェッショナルである「文書情報管理士」の資格を持つスタッフが在籍していると安心。
  • 利用する業者や文書化を行なった方の口コミを調べておくと、メリットやデメリットを事前に把握できます。

機密保守が厳守されているか

  • 文書は会社の情報資源。機密情報の漏えいを防ぐためにも管理のしっかりした業者に依頼するのが最適です。
  • 個人情報の取り扱いが適切である証「Pマーク」を取得している業者を選ぶのは最低条件!
  • IC/IDカードでの入退室管理や資料の引取りや納品時に専用便を活用している業者はセキュリティ意識が高いと言えます。
  • マイナンバーを扱える管理体制がある業者は安全性が高いです。機密性の高い文書を依頼するなら要チェック。

サービス内容と価格は適正か

  • 価格相場はA4サイズ、白黒300dpiで1枚6円ほど。相場を大きく外れている業者には気をつけましょう。
  • サービス内容は業者ごとに違うので、相見積もりの際には各業者の仕様を明確にすることが大切です。
  • 依頼した後でオプション料金を上乗せされるケースもあるので、トータルで必要な費用を確認しましょう。
  • 現物の状態や数量をしっかり確認してから見積もりを出してくれる業者なら、納品後の齟齬がなく安心です。

スキャニング、秘密保持、サービス内容と価格の3項目で比較してみました!

安心して任せられるのはどこ?
厳選!文書電子化
サービス業者

スキャニング、秘密保持、サービス内容と価格の3項目で比較してみました!

サービス業者を調査

多くの文書電子化サービスを行なってきた評判の高い業者をピックアップし、スキャニングの品質・機密保持の高さ・サービス内容と価格を調査。信頼できるおすすめの業者を紹介します。

ジェイ・アイ・エム

ジェイ・アイ・エム公式HP
引用元:ジェイ・アイ・エム公式HP
(https://www.jim.co.jp/)

公式サイトで文書電子化の
導入事例を見る

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スキャニング

社員全員が
文書情報管理士

独自のシステムで作業工程を細かく管理しているため、万が一のトラブルにも迅速に対応。社員全員が文書情報管理士の資格を持っているのも他社にはない強みで、品質はピカイチです。

機密保持

PマークやISO取得で
セキュリティは万全

社員の意識教育をはじめ、Pマーク&ISO27001の取得や入退室の管理、自社による輸送体制などセキュリティ面にも力をいれている様子がうかがえます。マイナンバーを扱える体制も整えているとか。

サービス内容と
価格

多様なスキャナを用い
毎月最大100万枚

多種多様なスキャナを取り揃え、毎月最大100万枚にも及ぶスキャニング実績があります。社外に持ち出せない契約書など重要な文書にも、出張サービスで難なく対応してくれます。

宏和

宏和公式HP
引用元:宏和公式HP
(http://www.d-kowa.co.jp/service/scanning.html)

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スキャニング

A0サイズの図面の
スキャンも対応

企業規模を問わず300社を超える企業の文書電子化を行なってきた実績の持ち主。A0サイズの図面のスキャンにも対応できる環境を整えています。文書情報管理士の在籍が不明な点が少し気になるくらいでしょう。

機密保持

Pマークの取得と
徹底した入退室管理

Pマークの取得や入退室の管理体制が整っているので機密保持に対する意識は高い業者と言えます。書類を輸送する際も、セキュリティレベルの低い文書以外は運送会社に頼らず自社で対応しているとのことでした。

サービス内容と
価格

会社の状況に合った
電子化を提案

豊富な経験で培ったノウハウを基に状況に合わせた電子化を提案してくれます。出張スキャニングサービスもあり、スキャンした文書のファイリングやセキュリティ管理ができる文書管理システムにも対応していますよ。

うるるBPO

うるるBPO公式HP
引用元:うるるBPO公式HP
(https://www.uluru-bpo.jp/)

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導入事例を見る

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スキャニング

61台のスキャナ機で
幅広いサイズに対応

業務用スキャナ機60台と大型スキャナ機1台を完備し、幅広い用紙サイズに対応。専任オペレーターが責任を持ってスキャンを行ないます。営業担当が全員、文書管理士の資格を取得しているのも心強いです。

機密保持

最低限の
管理体制が整う

Pマーク・ISO27001取得済みで最低限のセキュリティ管理体制が整っている業者です。ただ入退室の管理やセキュリティ意識の教育体制についての記載はなく、ほかの業者に比べるとセキュリティ面はやや不安も。

サービス内容と
価格

A4・1枚あたり
4円からの低価格

A4・1枚あたり4円からと、業界屈指の価格でスキャンしてくれます。発注の合計金額や納期の長さなどにより、最大20%ディスカウントのサービスもあり、コスト面は申し分ありません。

文書電子化5業者のサービス比較を見る

文書電子化する
メリット

慣れ親しんだ紙書類ではなく、費用をかけてまで新たに文書を電子化するメリットとは?ここでは、コストやセキュリティ面など電子化のメリットをご紹介します。

1業務の効率化

文書を電子化するだけで仕事の進め方にはどのような変化が起こり、どれだけ業務効率が上がるのか紹介します。国際社会を生き抜く知恵も、文書の電子化にあるかもしれません!時代に取り残されて他社に差をつけられないよう、今の内にチェックしておきましょう。

2コストの削減

自社で行なうと作業時間が、業者に依頼すると費用がかかるだけだと文書の電子化を諦めていませんか?実際には文書を電子化することによって、人知れず業務を圧迫していた書類関係の雑務にかかる時間や人件費をカットすることができるので、コストの削減につながるのです!

3セキュリティの強化

ハッキングされた際に情報漏えいのリスクがあるように思える電子化された文書ですが、実は暗号化や限られた社員にだけ閲覧を制限する設定など、紙の文書と比べて格段に高いセキュリティで守ることが可能です。また劣化や誰かが持ち出して紛失されるのを防ぐ効果もあります。

4検索性の向上

電子化すると検索するだけで必要な資料をスピーディーに見つけ出すことができるので、業務の効率化につながります。ここで検索性が良いことのメリットをまとめました。スペースと時間をカットしたうえに、生産性も上がった一石“三”鳥な事例も紹介します。

番外反対にデメリットは?

文書の電子化にはメリットが多いですが、デメリットも気になるところ。ここでは「読みにくい」「ネット回線が不調な時は使えない」などのデメリットをまとめました。さらに、デメリットをカバーして不自由なく電子化された文書を活用する方法もご紹介します。

文書電子化の事例集

さまざまなシーンでメリットをもたらす文書の電子化!

さまざまなシーンでメリットをもたらす文書の電子化!

文書の電子化を導入した各業界の事例を調査しました。積み重なってしまった書類をペーパーレス化することで、スペースの確保や経費の削減につながっているようです。

金融業の事例

文書の電子化サービスを導入した金融業の導入事例を紹介。企業によって得られたメリットについてまとめています。大量の契約書を電子化したことで業務の効率向上や、顧客への迅速な対応が可能になったとの喜びの声も。ぜひ導入を検討する際の参考にしてみてはいかがでしょうか。

金融業の文書電子化事例について詳しく

流通業の事例

文書の電子化を導入した流通業の導入事例を紹介。電子化することで得られたメリットについてもまとめています。企業によっては大量の紙文書を電子化し、業務効率アップやコスト削減につながった事例も。ほかにも導入してどのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。

流通業の文書電子化事例について詳しく

通信業の事例

通信業における電子文書化の事例を調査しました。通信業でもいまだに紙媒体を使っているところは多いようです。想像以上に業務の効率を妨げる紙媒体を電子化することで、業務効率が向上した会社が多くありました。業務内容でメリットが異なるので、導入の際の参考にしてください。

通信業の文書電子化事例について詳しく

メーカー・工場の事例

メーカー・工場などの製造業で文書電子化サービスを活用している企業の導入事例をまとめています。大量の紙書類が発生し、管理やコスト面に課題を持っていた企業が、導入後により悩みを解決したという事例も。導入したことで得られたメリットについても紹介しています。

メーカー・工場の文書電子化事例について詳しく

税理・会計事務所の事例

文書の電子化を行なった税理・会計事務所の導入事例を調査しました。導入した経緯と各事務所によって得られたメリットをまとめています。顧問先の重要な書類を管理するにはかなりの労力が必要です。その管理を電子化したことでどのようなメリットがあるのか確認してみましょう。

税理・会計事務所の文書電子化事例について詳しく

化粧品メーカーの事例

季節によっておすすめする商品が変化する化粧品メーカーの文書電子化を導入した事例を調査しました。顧客への情報提供や、各販売店への情報伝達に役立っているようです。また資料作成の手間やコストをカット。経費削減につながっているようなので、ぜひ参考にしてみてください。

化粧品メーカーの文書電子化事例について詳しく

名刺の事例

名刺をスキャニングし、電子化することで効率的に情報を管理している事例を調査しました。営業活動では欠かせない情報源として活用されているようです。また電子化すれば個別に管理する手間も減らせるので一石二鳥。営業力を高められ、すぐに情報を確認できるので便利です。

名刺の文書電子化事例について詳しく

図面の事例

図面を電子化することによって得られるメリットを調査しました。図面は設計段階だけでなく、保守管理にも必要なるため、保管スペースと劣化しないような環境を用意する必要があります。ここでは電子化することで、あらゆる課題を解消できた事例を載せているのでぜひご覧ください。

図面の文書電子化事例について詳しく

機密文書の事例

厳重に扱う必要のある機密文書を電子化した事例を調査しました。紙媒体と違い書類の保管スペースを減らすことができ、アクセス権を設定することで厳重に管理できるというメリットがあります。一方で、安全性を確保するためにはセキュリティの強固な会社に委託することが大切です。

機密文書の文書電子化事例について詳しく

オフィス移転の事例

オフィスを移転する際にペーパーレス化した事例をピックアップしました。これまでに保管してきた大量の書類を電子化することで、さまざまなメリットを得られているようです。たとえば、移転先のオフィススペースを確保や、書類検索スピードの向上などが挙げられます。

オフィス移転の文書電子化事例について詳しく

サテライトオフィスの事例

遠隔勤務を効率的にするサテライトオフィスに文書の電子化を導入した事例を調査しました。本社との書類のやり取りがスムーズになったという声も。また多くの人員を置けないので、紙媒体の管理がネックになりますが、ペーパーレス化を推進ことで解決できているようです。

サテライトオフィスの文書電子化事例について詳しく

自社で行なった
文書電子化の
失敗例

失敗例

技術不足でうまく電子化できない

数枚の書類をデータ化する作業なら、複合機で誰でも簡単に行なうことができます。しかし、文書となると発生する労力が比になりません。単にスキャンするだけでなくファイル名の設定やファイリングを行なう作業も必要なので、スピーディーに対応するには高いスキルを要します。自社で電子化を試みた結果、「途中で作業が止まった」「逆に文書を探しにくくなった」というケースもあるので、業者へ依頼するのが得策でしょう。

自社で行なった文書電子化の失敗例について詳しく

基礎知識
文書電子化基礎知識

文書を電子化する前に知っておきたいスキャニングサービスの基礎知識をまとめました。ペーパーレス化の基本を知っておくことでスキャニングサービスを上手に活用できます。

- Lesson 1 -
e-文書法とは何か

2005年に施行されたe-文書法は電子文書法とも呼ばれ、企業の文書電子化を大きく変えることになった法律です。日本企業の競争力を上げるための施策で、以前は認められていなかった書類の電子管理が可能に。企業にとって大幅なコスト削減ができるチャンスとなりました。

- Lesson 2 -
電子化の流れ

単に紙をスキャンするだけが文書電子化の作業ではありません。業務の効率化やコスト削減を目指すのであれば、業者との事前打ち合わせも大切な工程になってきます。書類を渡してから納品されるまで、スキャニングサービスのおおまかな流れを紹介します。導入計画の参考にどうぞ。

- Lesson 3 -
電子文書管理の基本

スキャニングサービスを利用した後は、電子化された文書を維持管理する必要が出てきます。一般的にデータ文書の運用に大切だと言われているのが、見読性・完全性・機密性・検索性の4つ。文書管理の基本を押さえておくことで、電子化のメリットを十分に享受できるようになります。

- Lesson 4 -
ペーパーレス化の動向

なかなか進まない企業のペーパーレス化。早急に電子化したほうが効率化につながることはわかっていても、さまざまな問題が電子化を阻み、思うように進んでいないのが現実です。電子化が進まない原因を認識して適切に対処することで、企業のペーパーレス化は進める方法を提案します。

- Lesson 5 -
働き方改革とペーパーレス

日本の労働生産性は世界22位と低く、改善策として2016年に「働き方改革」が提唱されました。現在の企業に必要なのは業務の効率化です。オフィスワークに潜む数々のムダや解決方法を紹介して、オフィスのペーパーレス化の必要性や効率の良いシステムの導入方法を提案します。

文書電子化に関する用語集

スキャニングサービスを利用しようと調べているなかで、OCR・タイムスタンプなどわからない専門用語を見かけたという方も多いと思います。特殊なスキャン機器についての名前やコンピューター用語、電子化する工程のなかで発生する作業につけられた名前などその種類はさまざま。「用語が理解できなくて業者のサービス内容がよくわからない」という方は、主要な用語をまとめているので参考にしてみてください。

文書電子化に関する用語集について詳しく

文書電子化サービス業者

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